دلایل رایج موفق نشدن در برنامهریزی
دلایل رایج موفق نشدن در برنامهریزی
اغلب افراد در مدیریت زمان و انجام برنامهریزیهای صحیح و اصولی دچار مشکل هستند و کارهای مهمتر را به دلیل پرداختن به کارهای غیر ضروری، انجام نداده و یا نیمهتمام رها کردهاند.
باید بدانیم که همه ما در زمان، انرژی و پول محدودیتهایی داریم که باید برنامهریزیهای خود را بر اساس آنها انجام دهیم. مهم نیست اهدافمان بزرگ و یا کوچک باشند، با برنامه ریزی اصولی و بهجا حتما میتوانیم آنها را محقق سازیم. شما حتی میتوانید ورزش کردن و رسیدن به تناسب اندام، خواندن یک کتاب، صبح زود بیدار شدن را جزوی از اهداف خود قرار دهید.
هدف برنامهها را اشتباه متوجه شدید
چرا برنامهریزی میکنید؟ کارها را به انجام برسانید؟ این مقصود یک برنامه درست طراحی شده نیست. هدف اصلی فهرست کارهای برنامهریزیشده شما کمک برای سازماندهی امور و پروژههایتان و توجه ویژه به موارد مهم است. اکثر افراد کارکرد فهرستهای کاری را اشتباه متوجه میشوند. آنها تصور میکنند که فهرست کارها، ابزاری است که باید در انجام همه امور، به آنها کمک کند. اما برخلاف این تصور، یک برنامه اصولی، توجه شما را روی کار درست متمرکز خواهد کرد.
برنامههای شما خیلی طولانیاند
چنین برنامههایی بنا به چند دلیل بیبازده هستند. اول، گیجکنندهاند. به شما گزینههای خیلی زیادی ارائه میکنند که هرکدام از آنها هم توجه شما از مهمترین کارتان را دور میکند. دوم، واقعبینانه نیستند. برنامههایی که خیلی طولانیاند در نهایت به نقطهای میرسند که غیرقابلکنترل میشوند. سوم دلسردکننده هستند. هر روز را با دانستن این حقیقت که در تکمیل کارهایتان ناکام بودهاید به پایان میرسانید این پیامد میتواند انگیزه شما را از بین ببرد.
شما در روز مقدار محدودی زمان برای به انجام رساندن کارها دارید به این خاطر باید فهرست کارهای برنامهریزیشدهتان را محدود کنید.
برنامههایتان تنوع بیش از اندازهای دارند
کارهایی که انجامشان سه دقیقه طول کشید در کنار کارهایی که سه هفته به طول میانجامند فهرست میشوند. هیچ رابطهای بین کارهای مختلف وجود ندارد. چنین رویکردی نتایج جدیای به همراه دارد. مواجه شدن با فهرست طولانی از گزینهها، احتمالا شما را از کار انداخته یا وادار به انجام فعالیتهای کمارزشی میکند. تنوع خیلی زیاد در فهرستهای کارهای برنامهریزیشده سطح استرس شما را افزایش میدهد و شما قادر به انتخاب اینکه روی کدام مورد کار کنید نیستید و مدیریت زمان از بین میرود.
در تعیین سررسیدها بیتوجهی میکنید
فهرست کارهای برنامهریزی شده بدون موعد مقرر شده یک فهرست آرزوها است. بدون موعدهای مقرر شده به تنبلی روی میآوریم. سررسیدها دشمن پشتگوش انداختن هستند. آنها ما را تحریک به واکنش و انجام کارها میکنند. سررسیدها همچنین کمکمان میکنند تا تصمیم بگیریم توجه و زمان محدودمان را کجا صرف کنیم. اگر برای کارهای برنامهریزیشده خود سررسید در نظر نگرفتید، از باقیماندن آنها در فهرستتان تعجب نکنید.
رویا پردازی
شاید رویاپرداز هستید. رویاپردازی زیاد، یکی از دلایل ایجاد کننده کمبود زمان است. وقتی شما به جای تلاش و کوشش در رویا به سر می برید مسلما فرصت عمل کردن به کارهایتان را از دست می دهید.
ترس از روبه رو شدن با کارهای بزرگ
شما احساس خود کم بینی می کنید و اعتماد به نفس لازم برای روبه رو شدن با کارهای بزرگ را ندارید. مخصوصا زمانی که فکر می کنید سن شما بیشتر از آن است که فرصت ریسک کردن را داشته باشید. ترس ازز روبه رو شدن با کارهای بزرگ نیز یکی از دلایل ایجاد کننده کمبود زمان است.
ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی
زمانی که فعالیت های زیادی را به عهده گرفته اید و قادر به تشخیص این نیستید که،کدام کار مهم تر است و باید در صدر امور قرار گیرد. عدم توانایی تشخیص اولویت نیز یکی از دلایل ایجاد کننده کمبود زمان بشمار می آید.
نداشتن قدرت تفویض اختیار
زمانی که بخواهیم از فردی برای سریعتر انجام شدن کارها استفاده کنیم و کاری را بر عهده آن شخص قرار دهیم تا کارهایمان سریعتر پیش برود، ولی به دلیل انتخاب افراد ناکارآمد مجبور به دوباره کاری می شویم که این دوباره کاری زمان بیشتری از زمان انجام خود آن کار برای ما خواهد داشت. مثل کمک گرفتن برای تایپ یک نامه اداری از همکارمان که مهارت کافی در این زمینه را نداشته باشد و ما مجبور به ویرایش مجدد آن نامه شویم.
کمال گرا بودن
کمال گرا بودن نیز یکی از دلایل ایجاد کننده کمبود زمان است. افرادی که همیشه به دنبال بهترین ها هستند و کارها را صد در صد عالی می خواهند همیشه وقت زیادی را صرف انجام یک کار کرده و از بقیه امور غافل می شوند. این باعث می شود زمان را برای انجام بقیه کارها از دست بدهند.
ضعف در انتخاب راهکار و نداشتن هنر حل مسئله
گاهی راهی را که برای پیش برد امور بکار میگیریم، اشتباه است و ما به جای تغییر راه کار چندین بار راه کارمان را مرور کرده و در پی یافتن راهی برای بهتر شدن آن هستیم. مثلا به جای تغییر شیوه مدیریتی خود به دنبال افراد خاطی در شرکت هستیم. در این جا شما باید به جای تغییر روش حل مسئله صورت مسئله را تغییر دهید.
نه نگفتن
دلیل دیگری که بسیاری را دچار کمبود زمان می کند ضعف در نه نگفتن است. افراد زیادی به خاطر نداشتن این هنر زمان عمده خود را صرف کارهایی می کنند که به خاطر رو در بایستی مجبور به انجامش شده اند. این افراد زمان خود را صرف انجام امور دیگران کرده و برای انجام کارهای خود دچار کمبود وقت خواهند شد.
حالا با توجه به بررسی موارد فوق باید ببینیم جزء کدام دسته از افراد هستیم که دچار کمبود زمان و عدم موفقیت در برنامه ریزی می شویم و قبل از اینکه به دنبال برنامه ریزی و مدیریت زمانی باشیم، این مسئله را در خود برطرف کنیم و بعد اقدام به برنامه مدیریتی زمان کنیم .
منبع:مدیر سبز
تهیه و تنظیم: گروه تحقیقاتی ثروت تفکر
دیدگاهتان را بنویسید