بودجه بندی کسب و کار

بودجه بندی کسب و کار به معنای تخصیص منابع مالی به طور جزئی به هر بخش از فعالیت‌ها، هزینه‌ها و پروژه‌های یک سازمان است. در واقع، بودجه بندی کسب و کار فرآیندی است که در آن تخمینهای مالی برای درآمدها و هزینه‌های مرتبط با عملکرد سازمان در دوره زمانی خاصی (معمولاً یک سال) تعیین می‌شود.

هدف اصلی بودجهندی کسب و کار، برنامه‌ریزی مالی دقیق و کنترل هزینه‌ها و درآمدها است. با استفادهز بودجه بندی، سازمان می‌تواند منابع مالی خود را بهینه کند، اولویت‌ها را تعیین کند و برنامه‌های راهبردی خود را بهبود بخشد.

دسته‌بندی‌‌های رایج هزینه پروژه

برنامه ریزی هزینه پروژه

یک مرحله کلیدی در فرآیند بودجه بندی پروژه است. برای این کار باید لیستی از موارد مرتبط با پروژه ایجاد کنید. در اینجا دسته بندی‌های متداول هزینه پروژه آمده است:

منابع انسانی:

نرخ حقوق کارکنان تمام وقت و موقت.

هزینه‌های سفر:

در صورت لزوم سفر برای انجام کارهای پروژه از مکانی به مکان دیگر (از جمله بودجه غذا و محل اقامت).

هزینه‌های آموزش:

کنفرانس‌ها، کارگاه‌های آموزشی، پیمانکاران خارج از کشور.

منابع مادی:

همه چیزهایی که تیم شما برای انجام کار نیاز دارد، از جمله نرم افزار، تجهیزات یا سایر موارد منحصر به فرد.

هزینه‌های تحقیق:

مطالعات یا داده‌ها برای حمایت از پروژه شما و ارائه بهترین ارزش‌ها.

خدمات حرفه‌ای:

مشاوره حقوقی و غیره.

هزینه‌های مرکزی:

تجهیزات یا به روز رسانی‌های فنی برای تکمیل پروژه.

ذخایر احتمالی:

وجوه بالقوه برای کاهش خطرات ناشی از افزایش بودجه معمولاً ۵ تا ۱۰ درصد از کل بودجه را تشکیل می‌دهد.

تهیه پیشنهادهای بودجه‌ای

فرآیند بودجه بندی و سطوح مخارج جایگزین بسته‌های تصمیم گیری طبقه بندی شده بر اساس بودجه بندی صفر هستند. بسته‌های تصمیم شامل واحدهای کاملی است که برای انتخاب بودجه استفاده می‌شود و خود حاوی داده‌هایی در مورد اطلاعات و منابع مورد نیاز برای اجرای برنامه و محصولات آن است. تهیه این بسته‌ها بر عهده مدیران رده‌های پایین سازمان است که قادر به تدوین درخواست‌های بودجه هستند. سپس بسته‌های تصمیم بر اساس اولویت آنها رتبه بندی می‌شوند و آنهایی که در سطوح پایین تر هستند بودجه بندی نمی‌شوند. این نوع فرآیند بودجه بندی به دلیل اینکه بر اساس اولویت بندی است، بودجه را کارآمدتر تعیین می‌کند. اما این روش باعث می‌شود تا کارهای اداری بیشتری انجام شود و روحیه افرادی که مسئولیت ارائه دلایل منطقی برای اقلام هزینه پیشنهادی را دارند تضعیف می‌کند. بنابراین ممکن است از این روش کمتر از روش‌های دیگر استفاده شود.

روش بودجه بندی مبتنی بر صفر برای تحلیلگران برنامه و تصمیم گیرندگان بسیار کارآمد است. این روش این قابلیت را دارد که منابع بودجه و برنامه را به سمت فعالیت‌هایی با عملکرد بهتر و بازدهی بیشتر هدایت کند.

بودجه بندی بر مبنای فعالیت

در فرآیند بودجه بندی سنتی در سازمان‌ها، بودجه بندی سال آینده از سال قبل تعیین می‌شود. مشکلات این رویکرد نیاز به بودجه ریزی بر مبنای فعالیت را ایجاد کرد. بزرگترین مشکل روش سنتی عدم توجه به مسائلی مانند کارایی، اثربخشی و استفاده بهینه از منابع بود. در صورتی که در برآورد هر هزینه از روش‌ها، روش‌ها و معیارهای دقیقی باید استفاده شود. برای تعیین حجم و میزان آن فعالیت توسط رقم تخصیص یافته، در مرحله کنترل و نظارت بیشتر به پیشرفت کار توجه می‌شود. نتیجه مفهومی‌ است که به عنوان بودجه عملیاتی یا بودجه مبتنی بر فعالیت شناخته می‌شود. در بودجه عملیاتی، ارقام پیش بینی شده بر اساس تجزیه و تحلیل دقیق برنامه‌ها، فعالیت‌ها و هزینه آنها است. بودجه ریزی عملیاتی با بودجه ریزی برنامه ای متفاوت است. در این نوع بودجه بندی، توجه به سلسله مراتب سازمانی تفاوت را تعیین می‌کند.

فرآیند بودجه بندی عملیاتی

فرآیند بودجه بندی برنامه‌ای مربوط به رده‌های بالای سازمان‌ها است؛ در حالی که بودجه ریزی عملیاتی محدوده فعالیت‌ها و عملیات سلسله مراتب پایین‌تر را نیز بررسی می‌کند. قانونگذار در بودجه ریزی برنامه ای به طرح‌ها و در بودجه ریزی عملیاتی به عملیات واحدهای سازمانی توجه دارد. از سوی دیگر، تعدیل ممکن است بدون توجه به محاسبه دقیق مخارج هر واحد از فعالیت دولت انجام شود.

همچنین هزینه‌ها باید فقط بر اساس سیاست کلی مالی دولت پیش بینی شوند. در حالی که در بودجه عملیاتی بر اساس حجم و میزان فعالیت سازمان‌های دولتی تعدیل صورت گرفته و هزینه هر واحد فعالیت باید محاسبه شود.

مزایا و معایب بودجه عملیاتی

در تهیه فرآیند بودجه بندی عملیاتی باید از روش‌های معمول و سیستم حسابداری بهای تمام شده استفاده شود. البته ممکن است برخی سازمان‌ها این سیستم را نداشته باشند. اشکالات دیگر این است که حجم برخی از فعالیت‌های دولت را نمی‌توان به طور دقیق پیش بینی کرد که منجر به پیش بینی دقیق هزینه کم شود.

مراحل زیر در بودجه ریزی عملیاتی باید دنبال شود:

• طبقه بندی فعالیت‌ها در قالب هر برنامه و اندازه گیری حجم کار
• شاخص عملکرد یا واحد حجم کار را مشخص کنید
• ایجاد سیستم حسابداری بهای تمام شده کالا و خدمات برای هر یک از فعالیتها
• استفاده از اصطلاحات در تولید کالا و خدمات بر اساس کیفیت و موقعیت جغرافیایی
• ارزیابی و تجزیه و تحلیل کارایی و اثربخشی هر فعالیت محصول

یکی از چالش‌های این روش شناسایی هزینه فعالیت‌ها و تعریف شاخص‌های عملکرد است. بخشی از راه حل این چالش در بودجه عملیاتی با تعیین اهداف برای خروجی‌های برنامه، هزینه‌های واحد و نتایج، و ارتقای سیستم‌های اطلاعات مالی مدیریت است. عامل مهم دیگر ارائه داده‌های قابل اعتماد و به موقع در مورد عملکرد برنامه در طول سال است.

نکاتی برای مدیریت بهتر بودجه بندی کسب و کار:

۱- کارمندان خود را دخیل کنید

مالکیت یک کسب وکار بدین معنا نیست که تمام فشار ها بر شما اعمال می شوند. بودجه بندی شرکت شامل حال تمامی کارکنان آن می شود، بنابراین هر کارمندی باید از اوضاع رؤسای خود و همچنین هرگونه نگرش و ایده ای که ضروری به نظر می رسد، آگاه باشد.

نِیت مسترسون، مدیر بازاریابی Maple Holistics می گوید: بودجه بندی مناسب بسیار مهم است و برای پذیرفتن این مسئولیت متغیرهای بسیار زیادی وجود دارد که از توان یک نفر خارج است. بودجه بندی ایده آل، بودجه بندی ای است که مورد تحلیل و بررسی تیمی از کارکنان مستعد قرار بگیرد تا از این طریق بودجه کسب وکار به شکلی تأثیرگذار و کارکردی مدیریت شود. با اتکا بر تیمی هماهنگ، می توانید از نظرات مختلفی نسبت به بودجه بندی خود پیروی و در نهایت مسائل غیرمنتظره را انتظار داشته باشید و به تبع آن طرح ریزی کنید.

افزون براین، کارکنان باید نسبت به هر تغییری که می تواند بر آنها یا بر کلیت شرکت اثر کند، مطلع باشند تا اینکه انتظاراتی را که از ایشان می رود کاملا درک کنند.

کالا گیبسن سرپرست بانکداری کسب وکار در Fifth Third Bank می گوید: پیوسته کارکنان تان را از اهداف مالی کوتاه مدت و بلندمدت خود آگاه کنید تا در دستیابی به آنها کمک حال تان باشند. با متصل کردن اهداف فردی با افق های کسب وکار، قادر خواهید بود نیروی تمامی افراد را برای رسیدن به هدفی مشخص و یکسان، متحد کنید.

۲- برای خودتان حقوق پایین درنظر نگیرید

به رغم این که داشتن پشتوانه مالی حائز اهمیت است، باید در بودجه بندی شرکت تان مجال کافی را برای پرداخت های بسیاری در نظر بگیرید.

داگ کلر برنامه ریز مالی Peak Personal Finance می گوید: کسب وکارهای کوچک به خاطر داشتن بخش های متحرک بسیار، در معرض فراموش کردن پرداخت های خود هستند. برخی از اشخاص به واسطه وجود امکان اختصاص سرمایه مالی به سایر بخش ها، از دادن دستمزدهای بالا به خودشان احساس گناه می کنند. اما در آخر حتی صاحب کسب وکار هم خود کارمند است. باید خود را نسبت به پذیرفتن این حقیقت قانع و روش های دیگری برای پرداخت هزینه های تان پیدا کنید.

۳- خطرها را شناسایی و درک کنید

هر کسب وکاری خطرات خاص خود را دارد و هر خطری می تواند موجودیت مالی شرکت را به خطر بیندازد. پاول کو مدیر Align Income Share Funding می گوید: کسب وکارهای کوچک باید خطرات اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خود را در نظر بیاورند تا با دقت برای آینده مالی خود طرح ریزی کنند.

کو می گوید: چگونه تغییر حداقل دستمزد یا بیمه های درمانی بر نیروی کارتان اثر می گذارد؟آیا در منطقه جغرافیایی که خطر بلای طبیعی وجود داشته باشد، عملکرد دارید؟

آیا وابستگی تان به کارکنان فصلی زیاد است؟ درک خطرات پتانسیلی که در مسیر اهداف کوتاه مدت و بلندمدت بر سر راه تان واقع می شوند، برای تمامی کسب وکارها مهم است. به محض اینکه نقشه دستیابی هدف های تان را با نیت ایجاد باروری هرچه بیشتر طرح ریزی کردید، میزان شفافیت برنامه ریزی های اضطراری، نیازهای بیمه ای و … افزایش می یابد.

اسکرانتون فهرست بندی درآمد های تضمین شده و هزینه های ماهانه را گامی مؤثر برای درک و شناخت خطرات احتمالی می داند.

او می گوید: این بهترین خط مبنا و شاخص سیال بودن یک شرکت است. اگر کار می کنید و پول درمی آورید، پس قادر هستید حداقل یک قسمت از درآمد خود را برای پس انداز کنار بگذارید، یا اینکه شرکت را با استخدام های جدید و رویکرد توسعه ای، ارتقا دهید.

۴- هزینه ها را دست بالا درنظر بگیرید

اگر ساختار کسب وکارتان به شکل پروژه ای باشد، طبیعتا می دانید که هیچ دو مشتری ای مشابه همدیگر نیستند و هرگز دو پروژه مثل هم نخواهند بود. اغلب نمی توانید روند پیشرفت پروژه ها را پیش بینی کنید.

کلر می گوید: قسم عمده ای از فرآیند کسب وکار مشتمل بر طرح ریزی و واکنش در برابر وقایع غیرقابل انتظار است. در کسب وکارهای کوچک، شکست در پرداخت هزینه ها یا میزان بزرگی شکست های شغلی نشان دهنده آن است که این سازمان ها پیش از رشد خود دچار نارسایی بوده اند. برای مقابله با این مسئله بسیار مهم است که صاحبان کسب وکار، هزینه ها را دست بالا در نظر گرفته و خود را بیمه کنند. این کار تاکتیکی برای بقاست و صاحبان کسب وکار را در برابر خطر و شکست حفاظت می کند.

جیمز اونترا، مدیر و سرپرست مدیریت ارائه شرکت شافلر می گوید: به نظر می رسد هر پروژه ای هزینه هایی دارد که هرگز در مورد آنها اندیشه ای صورت نگرفته است.

به همین خاطر، اونترا دست بالا گرفتن هزینه ها را پیشنهاد می کند، چرا که اگر اتفاقی بیفتد و میزان هزینه ها از مقدار پیش بینی شده بیشتر شود، آماده خواهید بود.

۵- به چرخه فروش خود توجه داشته باشید

بسیاری از کسب وکارها در طول سال فراز و نشیب های بسیاری را تجربه می کنند. اگر ماهیت شغلی شرکت تان فصل رکود داشته باشد، باید هزینه های آن دوره زمانی را مدنظر داشته باشید. پیشنهاد کو این است که از دوره های رکود سال جاری برای ارتقای فروش در سال بعد استفاده کنید.

وی می گوید: چیزهای زیادی را می توانید از چرخه فروش تان بیاموزید. دوره های رکود را مورد مطالعه قرار داده و از آنها برای ارتقای استراتژی بازاریابی خود استفاده کنید تا شاهد کاهش میزان سودآوری نباشید. برای اینکه پیوسته در مسیر رشد و پیشرفت باشید، باید روش های جدید و خلاقانه ای برای بازاریابی محصولات و یا خدمات شرکت تان بیابید.

اسکرانتون می گوید: اگر از وجود دوره های رکود مطلع هستید، باید برای پوشش هزینه های آن ماه ها، مقداری پول در بانک داشته باشید.

او می گوید: بهترین کار پایین نگاه داشتن هزینه هاست که اهمیت این کار در دوران رکود چند برابر می شود. چراکه اگر مقدار پول مورد انتظارتان را به دست نیاورید، حداقل میزان پس اندازتان را افزایش داده اید.

۶- به خاطر داشته باشید که وقت طلاست

یکی از رایج ترین اشتباهاتی که صاحبان کسب وکارهای کوچک دچار می شوند، به حساب نیاوردن فاکتور زمان، هنگام طرح ریزی بودجه است. اونترا بیان می کند که وقت طلاست، خصوصا اگر با افرادی کار کنید که به خاطر زمان شان حقوق می گیرند.

اونترا می گوید: دست پایین گرفتن مفهوم زمان بندی، مستقیما هزینه ها را افزایش می دهد. نه تنها نمی توانید پروژه ها را در زمان درست تحویل دهید، بلکه تمرکز و فکر جمعی افراد بر پروژه های جدید خواهد بود.

اونترا توصیه می کند که با زمان همچون پول رفتار کنید و بعد ضرب الاجل های بیرونی را بعد از تاریخ اطمینان از اتمام پروژه ها تنظیم کنید.

او می گوید: اگر مطمئن هستید که فلان پروژه در روز جمعه به پایان می رسد، روز دوشنبه را به عنوان روز تحویل پروژه در نظر بگیرید. حال اگر کار را در روز جمعه به اتمام رساندید، آن را تحویل داده و به ستاره بدل شوید. اگر بنا به هردلیلی زمان از دست رفت، کار را روز دوشنبه تحویل دهید و با این حال همچنان موفق شده اید.

۷- به طور پیوسته بودجه خود را بازبینی کنید

هرگز بودجه شما ایستا و پایدار نخواهد بود، بلکه به مثابه شرایط کاری، تغییر می کند و نمو می یابد. پس باید بودجه خود را مبتنی بر الگوهای سود و رشد تنظیم کنید.

تهیه و تنظیم : گروه تحقیقاتی ثروت تفکر