مراحل سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار (business systemization) ایجاد یک روش مکتوب برای انجام فعالیت‌های مهم کسب‌و‌کار است که به دستیابی اهداف تعیین شده از آن کسب‌و‌کار کمک میکند. این روش‌ها به صورت مداوم اصلاح و بازنگری می‌شوند تا رسیدن به اهداف سرعت بگیرد.

پیش از هر اقدامی این دو نکته را ملکه ذهنتان کنید:

۱. تفاوت بسیاری وجود دارد میان یک مدیر پرمشغله و یک مدیر موفق. به عبارت دیگر این که شما یادتان نمی‌آید آخرین بار کی به مسافرت رفتید یا روزی ۱۲ ساعت کار می‌کنید اما همچنان وقت کم می‌آورید، الزاماً به این معنا نیست که فرد موفقی هستید یا به زودی موفقیت کسب و کارتان را رقم می‌زنید.

مایکل گربر یکی از نویسندگان معروف در حوزه کارآفرینی می‌گوید بسیاری از مدیران کسب و کار ندارند، بلکه تنها یک شغل دارند. مدیرانی که در کسب و کارشان کار‌ها بدون حضور آن‌ها به خوبی پیش می‌رود، یک کسب و کار دارند. اما کسانی که بدون حضورشان در محل کار با مشکلات بسیاری مواجه می‌شوند، فقط یک شغل دارند که رئیسش خودشان هستند و حقوقی که متغیر است.

برای داشتن یک کسب و کار واقعی باید کار‌های تخصصی مانند: برنامه‌نویسی، طراحی، گرافیک، حسابداری و … را به افراد متخصص واگذار کرد و خود به یک سیستم‌ساز قدرتمند تبدیل شد.

آقای هارو اکر نویسنده کتاب ثروت سریع گفته اغلب مدیران خود مهم‌ترین و کلیدی‌ترین چرخ‌دنده سیستم‌شان هستند و همین‌ها نیز می‌توانند مانع رشد کسب و کارشان شوند. زیرا بر این باورند که اگر از صبح تا شب به کار مشغول نباشند، کسب و کارشان پیش نخواهد رفت.

۲. سیستم‌سازی می‌تواند بسیار دشوار و پیچیده باشد. برای طراحی و ساخت سیستم کسب و کار باید زمان و انرژی قابل توجهی صرف کنید. اما لزومی ندارد که این مسیر را به تنهایی طی کنید. همیشه حضور یک بیزینس کوچ حرفه‌ای می‌تواند راه رسیدن به این هدف را برایتان هموار کند.

اگر می‌خواهید بدانید بیزینس کوچ چه کمکی به سیستم‌ سازی کسب و کار و رشد آن می‌کند، با کارشناسان ما در مدرسه توسعه فردی و توسعه کسب و کار علی مسچی تماس بگیرید تا به صورت رایگان از توصیه‌های آن‌ها استفاده کنید.

سیستم سازی کسب و کار 

مرحله اول | مشخص کردن وضعیت ایده آل (هدف)

هر سیستم باید هدف داشته باشد. اهدافی شوق‌انگیز، مکتوب و Smart. راه‌های رسیدن به اهداف نیز بسیار مهم هستند. شما باید ابتدا اهداف و برنامه‌های کسب و کارتان را اولویت‌بندی کنید تا بتوانید سیستم‌سازی را در کسب و کارتان پیاده کنید. این مسأله مربوط به تمامی فرآیند‌های جاری در شغل شما است. هر فرآیند باید یک هدف مشخص داشته باشد. حتی برای پیاده‌سازی سیستم‌ سازی در کسب و کار نیز باید هدف وبرنامه داشت.

تصور کنید می‌خواهید خودتان را بازنشسته کنید یا کسب و کارتان به مرحله تکامل رسیده و شما می‌خواهید کسب و کارتان را بفروشید. در چنین شرایطی کسب و کار شما به چه شکل است. یک کاغذ بردارید و تمام ویژگی‌های یک کسب و کار ایده‌آل را بنویسید. آنچه بر روی کاغذ آورده‌اید، چشم انداز کسب و کار شما خواهد بود.

مرحله دوم | مشخص کردن وضعیت موجود

تفکر سیستمی داشته باشید. به این معنی که مشکلات جدی و تکرارشونده در شغلتان را ریشه‌یابی کنید تا یکبار برای همیشه آن‌ها را رفع کنید. سعی نکنید یک شبه به شکوه و قدرت برسید. موتور هواپیما یک قطعه بسیار باشکوه و قدرتمند است. اما اگر بر روی یک سواری نصب شود پرواز نمی‌کند هیچ، دیگر راه هم نخواهد رفت. بنابراین اگر قصد راه‌اندازیی یک فروشگاه با سرمایه کوچک را دارید، سایت اختصاصی را فراموش کنید و کار خود را با وردپرس و ووکامرس شروع کنید.

تفکر سیستمی به این معنی است که هر گونه تغییر در اجزای سیستم باید در راستای رسیدن به هدف نهایی کسب و کار باشد.

برای کسب و کاری که دارید کمی زمان بگذارید و یک لیست از تمامی کارهایی تهیه کنید که در طول یک روز یا یک هفته انجام دهید. حال هر کدام از این کارها را در یکی از ستون‌های جدول زیر بنویسید.

کارهای خودم کارهای قابل واگذاری کارهای قابل حذف

• در ستون اول کارهایی را بنویسید که فقط و فقط خودتان می‌توانید آن‌ها را انجام دهید. توجه داشته باشید ۲۰ درصد از کارهایی که در لیست کارهای روزانه یا هفتگی خود نوشته‌اید باید به این ستون انتقال داده شوند.
• در ستون دوم کارهایی را بنویسید که دیگران هم می‌توانند آن‌ها را انجام دهند. مهم نیست دیگران این کارها را به خوبی شما انجام می‌دهند یا نه. مهم این است که شما بتوانید با آموزش دادن کارکنان و تهیه کردن دستورالعمل‌های لازم، خروجی خوبی به دست آورید. توجه داشته باشید ۶۰ درصد از کارهایی که در لیست کارهای روزانه یا هفتگی خود نوشته‌اید باید به این ستون انتقال داده شوند.
• در آخرین ستون، کارهایی را بنویسید که می‌توانید آن‌ها را از لیست کارهایتان حذف کنید، بی‌آن‌که نتایج نهایی تحت تأثیر این حذف شدن قرار گیرند. توجه داشته باشید ۲۰ درصد از کارهایی که در لیست کارهای روزانه یا هفتگی خود نوشته‌اید باید به این ستون انتقال داده شوند.

در واگذار کردن کارها دست و دلباز باشید. در حذف کردن کارهای غیرضروری حساب شده عمل کنید.

مرحله سوم | مشخص کردن اجزای لازم برای ساخت یک سیستم

مجموعه‌ای از زیرسیستم‌ها در کنار هم قرار می‌گیرند و سیستم را تشکیل می‌دهند. در اغلب کسب و کارها این زیرسیستم‌ها شامل بخش بازاریابی و فروش، حسابداری، منابع انسانی، خدمات پس از فروش، تحقیق و توسعه و … می‌شوند.

در هر یک از این زیرسیستم‌ها فرآیندهای مشخصی وجود دارند. به عنوان مثال در بخش بازاریابی و فروش، فرآیندهایی از قبیل بازاریابی محتوا، فروش تلفنی، پاسخ دادن به مشتریان ناراضی، افزایش خریدهای تکراری، جذب مشتریان جدید و … وجود دارد. برای هر یک از این فرآیندها باید یک دستورالعمل نوشته شود.

برای نوشتن این دستورالعمل از همکارانتان در زیرسیستم‌های مربوطه کمک بگیرید. این دستورالعمل‌ها باید به گونه‌ای طراحی شوند که هر فرد تازه واردی بتواند با مراجعه کردن به آن‌ها بفهمد که چگونه باید عمل کند، به چه منابعی نیاز دارد و چه مهارت‌هایی را باید در خود تقویت کند.

یکی دیگر از اجزای مهم سیستم مواد و تجهیزات است. در این مرحله باید یک لیست از تمامی تجهیزات مورد نیاز کسب و کارتان تهیه کنید؛ تلفن سانترال، سیستم‌ها و نرم‌افزارهای کامپیوتری، پرینتر، نوشت افزار و … .

افراد سومین عنصر سیستم کسب و کار هستند. افراد را می‌توانید به دو دسته تقسیم کنید:

• افرادی که درون سازمان شما فعالیت می‌کنند: منشی، مسئول بازاریابی، مسئول خدمات، مسئول تولید محتوا، گرافیست، مدیر منابع انسانی، مسئول فروش، طراح سایت و …
• افرادی که در بیرون از سازمان شما فعالیت می‌کنند: کارشناس کامپیوتر، تعمیرکار، مسئول تأسیسات، تأمین کنندگان، خریداران، شرکت‌های همکار و …

لیست این افراد را تهیه کنید و شماره تماس و آدرس آن‌ها را در این لیست بنویسید.

مرحله چهارم | مشخص کردن استراتژی (مسیر رسیدن به وضعیت ایده آل)

در این مرحله باید و نبایدها را مشخص می‌کنید. این که چه مسائلی برای کسب و کار شما ارزش محسوب می‌شوند. رسالت کسب و کار شما چیست؟  خط قرمزهایتان را مشخص کنید: کارهایی که نباید انجام دهید. مزیت رقابتی یا وجه تمایز شما چیست؟ اگر چنین وجه تمایزی ندارید، چگونه می‌توانید یک گاو بنفش خلق کنید؟

در نهایت نیز دوباره نگاهی به جدول بالا بیندازید.

• ستون اول شامل کارهایی می‌شود که فقط توسط خودتان قابل انجام هستند. ببینید برای سریع‌تر و بهتر انجام شدن این کارها چه باید بکنید؟
• در ستون دوم کارهایی را لیست کرده‌اید که می‌بایست به دیگران وگذار کنید. مناسب‌ترین فرد برای واگذار کردن این کار را پیدا کنید؟ نیازی هست خودتان شخصاً فرد موردنظر را آموزش دهید؟ نیازی هست این کارها را برون‌سپاری کنید؟
• حواستان باشد در ستون سوم کارهایی را بنویسید که حذف شدن آن‌ها هیچ آسیبی به کسب و کار شما نمی‌رساند، ولی به شما فرصت می‌دهد تا با انرژی و تمرکز بیشتری به کارهای مهم‌تر بپردازید.

مرحله پنجم | بررسی و بازبینی

سیستم‌ سازی یک فرآیند مستمر است، باید به طور مداوم سیستم کسب و کارتان را رصد کنید و اطمینان یابید که به بهترین شکل کار می‌کند. بهتر است هر هفته با مدیران و کارمندان خود جلسه بگذارید. بخشی از زمان جلسه را به این موضوع اختصاص دهید که برای بهتر شدن عملکرد سیستم و کاهش خطاها چه باید کرد. شاخص‌های کلیدی عملکرد، آمار و ارقام را بررسی کنید.

ببینید دستورالعمل‌ها نیازی به تغییر یا اصلاح دارند. از همه افراد بخواهید تا در جلسه حضوری فعال داشته باشند و درباره کم و کاستی‌های سیستم نظر دهند و روش‌هایی برای بهبود آن پیشنهاد کنند. تبریک می‌گوییم سیستم کسب و کار شما آماده بهره‌برداری است.

تهیه و تنظیم : گروه تحقیقاتی ثروت تفکر