تعاملات سازمانی چیست و چگونه آن را افزایش دهیم

تعامل به هر نوع ارتباط ۲ طرفه گفته می‌شود که می‌تواند هدفمند یا تصادفی باشد. وقتی از تعامل درون سازمانی صحبت می‌‎کنیم، منظور تعامل و همکاری هدفمند میان کارکنان سازمان است. بنابراین تعامل سازمانی به معنی ارتباط و همکاری میان چند نفر برای رسیدن به هدفی خاص مانند تکمیل یک پروژه یا توسعه ایده‌ها و فرآیندهای انجام کارهاست. افرادی که در محیط کاری با یکدیگر تعامل می‌کنند باید به طور واضح ارتباط برقرار کنند و اطلاعات خود را به طور موثر به اشتراک بگذارند.

تعامل سازمانی زمانی رخ می‌دهد که کارکنان برای دستیابی به اهداف مشترک از طرف شرکت خود با یکدیگر همکاری می‌کنند. هرچقدر میزان و کیفیت این تعاملات بیشتر باشد، مزایای آن برای سازمان و کارکنان آشکارتر خواهد شد. تعامل کارکنان، آنها را در مسیری قرار می‌دهد تا با پشتکار و کارآمدی بیشتری برای دستیابی به یک نتیجه موفقیت آمیز در پروژه‌های خود فعالیت کنند.

مهارت کار گروهی تنها یکی از مهارت‌های مورد نیاز برای تعامل بهتر است و برای انجام وظایف به صورت گروهی ضروری است. این مهارت همچنین شامل چندین مهارت نرم است که می تواند در طول زمان و با تجربه توسعه یابد. بهبود کار تیمی، خود یکی از نمودهای تعامل سازمانی نیز هست. تعامل بخشی ضروری از کار تیمی است و به یک تیم موفق کمک می‌کند تا موثرترین عملکرد را داشته باشد. اگر اعضای تیم نتوانند در مورد کاری که می‌خواهند انجام دهند هم‌نظر باشند، نمی‌توانند جزئیات نقش هر یک از اعضای تیم و روش دستیابی به اهداف را مشخص کنند.

چرا تعامل درون سازمانی مهم است؟

تعاملات درون سازمانی کارکردهای مختلفی دارند که شامل تبادل اطلاعات و نظرات، رقابت، مشارکت در کارها میان اعضاء و حتی رفع اختلافات می‌شود. همه این نوع تعاملات در سازمان اهمیت دارند. به عنوان نمونه از طریق تبادل اطلاعات است که کارکنان به راهکارهای جدید دست پیدا می‌کنند و از طریق همکاری است که وظایف به خوبی انجام می‌شود. بنابراین کسب و کارها باید از افزایش تعاملات سازنده میان کارکنان خود استقبال کنند. تعامل در سازمان همچنین، باعث تقویت ساختار و فرهنگ سازمانی می‌شود. در ادامه به برخی از مهم‌ترین دلایل اهمیت تعامل در سازمان می‌پردازیم:

۱- افزایش مشارکت و وفاداری کارکنان:

مشارکت کارکنان در اهداف سازمان و وفاداری آنها برای یک کسب و کار ضروری است. وقتی مدیران به نظرات کارکنان توجه می‌کنند، کارکنان احساس تعلق می‌کنند و بنابراین انگیزه می‌یابند تا بهترین تلاش خود را انجام دهند. این حس تعلق به آنها اجازه می‌دهد تا در اهداف شرکت سهیم شوند و در نتیجه برای دستیابی به آنها تلاش کنند. همچنین تشخیص اشتباهات و گزارش دادن به سرپرستان برای بهبود آنها برای این کارکنان آسان‌تر است و آنها می‌توانند به راحتی ایده‌های نوآورانه خود را برای بهبود شرکت به اشتراک بگذارند.

۲- بهبود روحیه کارکنان:

محیط کاری در یک کسب و کار باید برای کارکنان جذابیت داشته باشد تا بتواند آزادانه نظرات خود را نه تنها به صورت رسمی بلکه به طور شخصی نیز ابراز کنند. وجود تعاملات بین اعضای سازمان محیطی را تقویت می‌کند که در تمامی جنبه‌های زندگی کارکنان آنها را حمایت و راهنمایی می‌کند. وقتی کسی از همه چیز در محل کارش راضی باشد و بتواند زندگی فردی خود را نیز با همکارانش به اشتراک بگذارد، در آن صورت خوشحال‌تر خواهد بود. خلق و خوی شاد، باعث بهبود زندگی سالم و در نتیجه بهره‌وری فرد می‌شود. مشتریانی که با چنین سازمانی ارتباط برقرار می‌کنند نیز انگیزه بیشتری برای معامله کردن با آن دارند.

۳- بهبود کیفیت زندگی کارکنان:

همانطور که گفتیم تعاملات مثبت در سازمان می‌تواند باعث شادی و بهبود روحیه کارکنان شود. شکی نیست که وقتی فرد خوشحال است، سلامت روحی و جسمی او نیز افزایش می‌دهد. سازمان‌ها برای دستیابی به عملکرد بهتر از سوی کارکنان، نیاز دارند که به سلامتی و کیفیت مناسب زندگی آنها توجه کنند. تحقیقات نشان می‌دهد افرادی که شاد هستند، خطر کمتری برای ابتلا به مشکلاتی مانند افسردگی دارند و نسبت به دیگران، عمر طولانی‌تری خواهند داشت. کارکنانی که از سلامتی بیشتری برخوردار هستند، عملکرد بهتری نیز دارند.

۴- به اشتراک‌گذاری تجربیات میان کارکنان:

با افزایش تعامل در سازمان، کارکنان آموزش دیده و با تجربه‌تر می‌توانند دانش خود را به پرسنل جدید که تجربه کمتری دارند، منتقل کنند. اگر این نگرش و فرهنگ در سازمان پرورش بیابد، بدون شک بهره‌وری در محیط کار بالاتر خواهد رفت. این ضرورت به ویژه در سازمان‌هایی که گروه‌های کاری آنها ترکیبی از کارکنان ارشد و کارکنان جدید است بیشتر احساس می‌شود. در چنین حالتی، تمایل کارکنان به رشد نیز افزایش می‌یابد و میان آنها اتفاق نظر شکل خواهد گرفت.

بهبود تعامل کارکنان:

یک محیط کاری باز ایجاد کنید

حتی استفاده از بهترین ابزارهای ارتباطی نیز به‌تنهایی نمی‌توانند به بهبود تعامل کارکنان کمک کنند. گاهی مشکل تعامل در وهله اول از جَوِ حاکم بر مجموعه ناشی می‌شود. برای اینکه استفاده از ابزارها مثمر ثمر باشد، ابتدا باید فرهنگ سازمان از تعامل و ارتباط به معنای واقعی، پشتیبانی کند.

وقتی شما یک محیط باز برای برقراری ارتباط ایجاد می‌کنید، اعضای سازمان، دیگر از بیان دغدغه‌ها و انتقاداتشان نمی‌هراسند و برای قبول مسئولیت، جرئت و جسارت بیشتری پیدا می‌کنند. آن‌ها می‌توانند آنچه را از نظرشان درست نیست آزادانه مطرح کنند و حتی ایده‌هایی خارج از چارچوب کلی سازمان ارائه دهند. حاکمیت چنین فرهنگی بر سازمان علاوه بر موارد مذکور، به حفظ کارکنان و کاهش میزان ترک شغل نیز کمک می‌کند. بهبود تعامل کارکنان و ایجاد فضای باز ارتباطی، شرط بروز ابتکار، اثربخشی و چابکی در یک مجموعه هستند.

این مدیران و رهبران سازمان هستند که نقش اصلی را در ایجاد فضای باز و بهبود روابط در محیط کار ایفا می‌کنند. روش‌های زیر به تحقق این مهم یاری می‌رسانند:

• به‌طور مستمر با کارکنان جلسه بگذارید.
• در ابتدای هر جلسه با کارکنان، تأکید کنید که هیچ ایده‌ی بد یا سؤال نادرستی وجود ندارد و همه می‌توانند هر آنچه را در ذهنشان است، بیان کنند.
• ضمن ارائه بازخورد به کارکنان، آن‌ها را مدام تشویق کنید که به شما بازخورد دهند. درباره اعضای جدید، این کار را در همان مرحله همسوسازی (آنبوردینگ) انجام دهید.
• جلسات طوفان فکری برگزار کنید و پذیرای ایده‌های نامتعارف باشید.
• مسیرهای مختلفی برای دریافت بازخوردهای شفاهی و کتبی از کارکنان تعریف کنید و از ایجاد کانال‌هایی برای ارائه بازخورد به‌صورت ناشناس، غافل نشوید.

 شرح دقیق و درستی از وظایف و دستورالعمل‌ها ارائه دهید

انجام نادرست، کُند یا ناقص یک کار، علاوه بر اینکه اغلب ناامیدکننده است، می‌تواند یک پروژه را نیز با تأخیر روبرو کند. در چنین مواقعی، نباید فقط انجام‌دهنده کار را مقصر بدانیم بلکه تخصیص‌دهنده آن کار یا وظیفه نیز به همان اندازه مقصر است.

یکی از نکات مهم ارتباطی در راستای بهبود تعامل کارکنان، ارائه توضیحات کامل، دقیق و درست درباره کارها و وظایف محوله به آن‌هاست. همه کارکنان باید درباره وظایفشان به‌خوبی توجیه شوند و بدانند که چه کاری را کِی و چطور باید انجام دهند؟ علاوه بر این توصیه می‌شود به کارکنان توضیح دهید که آنچه انجام می‌دهند، چطور به کل مجموعه در دستیابی به اهدافش کمک می‌کند؟

 موفقیت‌ها و رویدادهای مهم را جشن بگیرید

جشن گرفتن موفقیت‌ها و رویدادهای مهم نقش مؤثری در بهبود تعامل کارکنان در سطح فردی و تیمی دارد. وقتی به کارکنان می‌گویید که کارشان را در یک پروژه خاص به‌خوبی انجام داده‌اند، ضمن تقویت رفتار مثبت، روحیه آن‌ها را نیز ارتقا می‌دهید. اما وقتی دستاوردهای یک تیم یا کل سازمان را  جشن می‌گیرید، درواقع اهداف مشترک را تقویت می‌کنید.

روش‌های مختلف را در برگزاری جلسات امتحان کنید

افراد با یکدیگر تفاوت دارند و در این گزاره هیچ شکی نیست. مدیران برای موفقیت سازمان در جستجوی جذب افرادی با مهارت‌ها و استعدادهای مختلف هستند اما باید بدانند که این تفاوت، درباره سبک‌های ارتباطی نیز صدق می‌کند. برخی کارکنان صرفاً در جلسات رودررو و خصوصی قادر به پردازش اطلاعات هستند درحالی‌که برخی دیگر، در قالب جلسات تیمی و روش‌هایی مثل طوفان فکری، بهتر می‌توانند ارتباط برقرار کنند. بنابراین برای بهبود تعامل کارکنان باید سبک‌های ارتباطی مختلف آن‌ها را در نظر بگیرید.

یک راهکار خوب برای پشتیبانی از همه سبک‌های ارتباطی این است که علاوه بر برگزاری جلسات عمومی که افراد زیادی در آن شرکت می‌کنند، برگزاری جلسات کوچک‌تر و حتی خصوصی را نیز در دستور کار قرار دهید.

روابط اجتماعی را تشویق کنید

یکی از مؤثرترین روش‌های بهبود تعامل کارکنان این است که آن‌ها را به برقراری روابط اجتماعی با همکارانشان تشویق کنید. البته بعضی رهبران و مدیران ممکن است کارکنان سربه‌زیری را ترجیح دهند که صرفاً روی کاری که انجام می‌دهند، متمرکز هستند. اما باید بدانید که اگر فرصت برقراری روابط روزانه‌ی دوستانه و غیر کاری کارکنان با دیگران را از آن‌ها سلب کنید، محیط کار برایشان خیلی زود خسته‌کننده شده و این امر، کاهش رضایت شغلی و به دنبال آن اُفت بهره‌وری را در پی خواهد داشت. وقفه‌های کاری روزانه یا وعده‌های صبحانه و ناهار، فرصت خوبی برای اعضای سازمان است تا روابط محکم‌تری با یکدیگر برقرار کنند.

در جلسات از جاذبه‌های بصری استفاده کنید

جلسات کاری یکی از بسترهای مهم برای شکل‌گیری و بهبود تعامل کارکنان هستند. بااین‌حال، جلسات طولانی بالأخص جلساتی که قرار است در آن‌ها یک نفر متکلم وحده باشد، شاید خیلی زود برای کارکنان به یک گردهمایی خسته‌کننده تبدیل شوند. استفاده از جاذبه‌های بصری در چنین جلساتی، یک راهکار ساده و درعین‌حال مؤثر است که علاوه بر حفظ توجه کارکنان و جلوگیری از خستگی زودهنگام آن‌ها، به انتقال درست مباحث مطرح‌شده کمک زیادی می‌کند.

تهیه و تنظیم : گروه تحقیقاتی ثروت تفکر