راهکارهایی برای تقویت مهارت فعالیت گروهی

بگذارید اول از همه با تعریف کار گروهی شروع کنیم. کار گروهی مجموعه اقداماتی است که توسط یک گروه با هدف یا اهداف مشترک انجام می‌شود. کار گروهی معمولا در محیط مشارکتی انجام می‌شود؛ چون این فرض وجود دارد که کار با یکدیگر نتیجه بهتری نسبت به تلاش‌های تک تک و جداگانه دارد.

کار گروهی در شرکت‌ها معمولاً زمانی اتفاق می‌افتد که چندین کارمند شایستگی، دانش و تجربه حرفه‌ای خود را برای دستیابی به یک هدف مشترک ارائه بدهند. در ابتدا یک برنامه برای تعیین مسئولیت‌ها و وظایف هر یک از اعضا، منابع و زمان‌بندی تهیه می‌شود. در وضعیت ایده‌آل هم یک رهبر وجود دارد که فعالیت‌ها را هماهنگ می‌کند، باعث کاهش تعارض ها می‌شود و تطابق افراد با برنامه را حفظ می‌کند.

در این فرآیند هر فرد در تیم باید ارتباط و همکاری خود را با سایر اعضا حفظ کند تا وظایف به خوبی انجام شوند و ایده‌ها و راه‌حل‌ها غنی‌تر پیش بروند. تیم ممکن است از کارمندان یک بخش سازمان یا بخش‌های مختلف آن تشکیل شده باشد. معمولا یک شخص مقتدر که تعیین می‌کند کارهای گروهی چه وقت و برای رسیدن به چه اهدافی انجام شوند. همچنین چه کسانی در این تیم حضور داشته باشند. تعداد افراد درگیر می‌تواند از دو نفر تا چندین نفر متغیر باشند. چون می‌توان یک گروه بسیار بزرگ را هم به زیر تیم‌های مختلف تقسیم کرد تا کارایی افزایش پیدا کند. کار تیمی اهمیت زیادی دارد و اگر نتوانید به عنوان بخشی از یک تیم کار کنید، نمی‌توانید در حرفه یا تجارت حرفه‌ای خودتان موفق شوید.

اما از طرف دیگر کار تیمی هم معمولا ساده نیست و خیلی از افراد با کار کردن به صورت انفرادی راحت‌تر هستند. اما اگر یک رهبر نتواند به صورتی تیمی کار کند، مطمئنا با شکست روبه‌رو می‌شود.

کارمندان هم باید هوش هیجانی بالایی داشته باشند تا بتوانند با کمترین اصطکاک با یکدیگر تعامل داشته باشند. کار گروهی در دنیای چند رشته‌ای امروز اهمیت زیادی دارد. قبلا اکثر مشاغل صنعتی توسط افراد و در خط تولید انجام می‌شد. این افراد تمام روز یک کار را انجام می‌دادند و کار گروهی به اندازه امروز مهم نبود. اما امروز همه مشاغل به کار گروهی نیاز دارند و تعامل کارمندان و مدیران با یکدیگر حرف اول را می‌زند. به هر حال کار گروهی برای تحقق اهداف و اهداف کلی یک سازمان مهم و ضروری است.

داشتن مهارت کار تیمی به معنی:

• کار کردن با یک گروه برای رسیدن به اهداف و نتایج به روش موثر
• گوش کردن به دیگر اعضای تیم
• بررسی ایده های تمام اعضای تیم نه فقط ایده های خود
• تلاش در راستای منافع کل تیم، نه فرد
• داشتن حس مسئولیت نسبت به کار کل گروه

 برقراری ارتباط

برقراری ارتباط به روشی شفاف و منطقی از عوامل موثر در تقویت کار گروهی به حساب می‌آید. این به معنای آشنایی با روحیات افراد تیم و به‌کارگیری روش‌های ارتباطی متنوع و مطابق با مخاطب است. برقراری ارتباط موثر به سطح قابل توجهی خودآگاهی و درک نیاز دارد. در عین حال، انجام این کار مستلزم ایجاد فضایی صمیمانه و عاری از قضاوت است. وجود چنین فضایی کلیه افراد تیم با هر روحیه‌ای را برای در میان گذاشتن مشکلات، ایده‌ها و برقراری ارتباط ترغیب خواهد کرد. به همین منظور، لازم است موارد زیر را رعایت کنید:

• برای برقراری ارتباط با هر فرد از روش‌های متنوعی بهره جویید که با روحیات وی مطابقت داشته باشد. براساس مطالعات، چیزی در حدود ۴۰ درصد از جمعیت بزرگسال کشورهایی نظیر آمریکا در گروه افراد خجالتی دسته‌بندی می‌شوند! این به معنای آن است که افراد یاد شده از ارتباط کلامی واهمه داشته و روش‌های نوشتاری را ترجیح می‌دهند. بنابراین، برقراری ارتباط با این قبیل افراد و آگاهی از چالش‌ها و نظرات آن‌ها مستلزم استفاده از روش‌های ارتباط نوشتاری است.
• به‌منظور تقویت مهارت کار گروهی باید فرصتی مساوی و مناسب را در اختیار افراد قرار داده و به آن‌ها اجازه دهید آزادانه صحبت کنند. خوشبختانه، امروز گسترش اینترنت و پلت‌فرم‌های آنلاین فرصت قابل توجهی را برای ارتباط آزادانه فراهم کرده‌اند. استفاده از چنین ابزارهایی به تسهیل و بهبود همکاری در محل کار کمک خواهد کرد.
• برای تقویت مهارت کار تیمی لازم است نگرش افراد و دیدگاه‌های آن‌ها را درک کنید. بسیاری از افراد سخنوران ماهری نبوده و از توانایی کافی برای به اشتراک‌گذاری ایده‌های خود برخوردار نیستند. برقراری ارتباط با چنین افرادی ممکن است چالش‌برانگیز باشد. بنابراین، لازم است با درایت کافی فرصت اظهار نظر را برای آن‌ها نیز مهیا کنید. در غیر این صورت، تریبون همواره در اختیار افرادی خواهد بود که از نظرات مشابه با شما برخوردار بوده و سایر اعضاء تیم عملکردی منفعلانه را دنبال خواهند کرد.

سازمان‌دهی

تقویت مهارت کار تیمی تنها با ترفندهایی نظیر تفویض اختیار، مسئولیت‌پذیری و سازمان‌دهی امکان‌پذیر خواهد بود. طبیعتا، هر مجموعه‌ای تلاش می‌کند افرادی کاردان، منظم و متعهد را استخدام کند. با این حال، در برخی مواقع اوضاع طبق برنامه پیش نمی‌رود. در این صورت، لازم است مشارکت و هم‌فکری به بخش جدایی‌ناپذیری از زندگی روزانه افراد تبدیل شده و آموزش‌های لازم درباره مدیریت زمان و حجم کار با آن‌ها به اشتراک گذاشته شود. این امر علاوه بر بهبود همکاری در بهینه‌سازی عملکرد تیمی هم تاثیرگذار خواهد بود.

 رویکرد طولانی‌مدت

برخورداری از رویکرد طولانی‌مدت یکی از دیگر از عوامل تاثیرگذار در تقویت مهارت کار تیمی است. این به معنای توانایی تصور چشم‌اندازها و نتایج آتی و مزایای به‌دست آمده از همکاری در مسیر دستیابی به هدف مشترک است. در واقع، همکاری و مشارکت به معنای تلاش گروهی از افراد برای حرکت در مسیر دسترسی به اهداف مشترک است. برای این منظور، لازم است چشم‌اندازهای سازمانی به خوبی ترسیم شده و از طریق پاسخ‌گویی به پرسش‌ها، ابهامات برطرف شوند. بدیهی است، در اختیار داشتن تجهیزات و امکانات کافی نیز از ملزومات بهبود کار گروهی به حساب می‌آید.

در مجموع، بهترین روش تقویت مهارت کار تیمی این است که فرصت مشارکت در دستیابی به یک چشم‌انداز و هدف مشترک در اختیار افراد قرار بگیرد. این تا حدودی به معنای اجازه طرح پرسش و درک رویکرد کلی سازمان بوده و نتایج چشمگیری را به‌دنبال خواهد داشت.

شفافیت ارتباط را تضمین کنید

چه ارتباطات مستقیم باشد چه غیرمستقیم، مطمئن شوید که همه در جریان مسائل هستند و برای کسی سؤالی باقی نمانده است. بررسی کنید که همه اعضا ایمیل‌های ارسالی را دریافت و پیام موردنظر را درک کرده باشند. از ایمیل و ارتباطات غیرمستقیم تنها در مواقع ضروری استفاده کنید؛ چراکه معمولاً لحن و مفهوم پیام در ارتباط غیرمستقیم بطور کامل قابل انتقال نیست.

 منصف باشید

یک مدیر هرگز نباید با کارمندانش سلیقه‌ای برخورد کند. شما انسان هستید و در برخی شرایط ممکن است نظر شما تحت تأثیر عوامل بیرونی قرار گیرد، بنابراین سعی کنید واکنش منصفانه و عادلانه‌ای نسبت به هر یک از  اعضا نشان دهید. در بعضی مواقع خاص، بین نیازهای گروه و حجم کار و توانمندی افراد تعادل برقرار کنید. اگر حجم کاری به‌ شکل نابرابری در بین اعضا تقسیم شود، نارضایتی ایجاد شده و اعضای تیم‌ دیگر برای تسلط شما بر امور ارزشی قائل نخواهند بود.

 همکاری تیمی را در قالب ارزیابی عملکرد بررسی کنید

در طول هر ارزیابی عملکرد، نقش‌آفرینی کارمند را در راستای اهداف تیم، بررسی کنید. نقاط قوت را برجسته کنید و در مورد ضعف‌هایی که باید بهبود یابند، صحبت کنید. رتبه‌بندی عملکرد باعث می‌شود اعضای تیم معیاری داشته باشند که با آن بتوانند در طولانی‌مدت مهارت‌های‌ خود را سنجیده و تقویت کنند. زمانی که نشان دهید برای کار تیمی ارزش قائل هستید، اعضا نیز به آن اهمیت زیادی می‌دهند.

 قابلیت توافق و سازش

واقعیت این است که اغلب پروژه‌ها مطابق برنامه پیش نمی‌روند. یعنی، در بسیاری از موارد اولویت‌ها تغییر کرده و موانع و مشکلاتی پدیدار می‌شوند که روند انجام کار را به تاخیر می‌اندازند. مجموعه این عوامل، کل پروژه را با هرج‌ومرج مواجه می‌کند. در چنین شرایطی، قابلیت توافق و سازش به کمک شما می‌آید. انطباق‌پذیری یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که غالبا با تمرین و در اثر تجربه حاصل شده و به معنای حفظ آرامش و تمرکز بر روی اولویت‌های جدید است.

 توانایی بحث و گفت‌وگو

تقویت مهارت کار تیمی تنها در سایه بحث و گفت‌وگو و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها و نظرات موافق و مخالف امکان‌پذیر است. انجام این کار به توسعه نوآوری و ارائه پیشنهادهای خلاقانه و مبتکرانه کمک می‌کند. واقعیت این است که پیشبرد یک گفت‌و‌گوی عادلانه و مفید کار دشواری است؛ چراکه در اغلب موارد، احساسات جایگزین منطق شده و فضای بحث سنگین می‌شود. برای اجتناب از چنین شرایطی لازم است تا جای ممکن از شخصی کردن مناظره فاصله گرفته و تعاملات خود را به شیوه‌ای دوستانه، سازنده و مودبانه انجام دهید. به خاطر داشته باشید، ارائه انتقادهای سازنده در پیشبرد امور و تحقق اهداف تاثیرگذار خواهند بود.

تهیه و تنظیم : آکادمی دُر دانش