نکاتی برای برگزاری یک همایش موفق
نکاتی برای برگزاری یک همایش موفق
نکته مهم در برگزاری همایش
قاعدتا اگر بخواهید بدون هیچ اصولی همایشی موفقی را برگزار نمایید ، شدنی نیست. برگزارکنندگان باید به تمامی جزئیاتی که در خصوص همایش وجود دارد دقت کنند و بر روی آن ها کنترل داشته باشند تا فرآیند برگزاری همایش و رویدادها را با موفقیت و با کم ترین استرس به پایان برسانند.
- هدفتان را مشخص کنید. اینگونه میتوانید تاثیر زیادی در میزان آگاهی مردم از برندتان داشته باشید.
- برای کارهای خود اولویت را قرار بدهید. وقتی شما بتوانید مدیریت زمان را در پیش بگیرد تا حد زیادی به موفقیت نزدیک می شوید.
- باهوش عمل کنید و از زمان استفاده کنید. افرادی که تمام تلاش و هوش را در برگزاری همایش در نظر میگیرند میتوانند در ساعتهای ضروری تغییرات جدی را مشاهده کنند و اگر نیاز به تغییر چیزی احساس شد حتما و سریعا آن را انجام بدهند.
- مذاکره را فراموش نکنید. اینکار ممکن است قبل از برگزاری همایش تا آخر آن نیاز باشد. اصلی ترین بخش مذاکره های شما در ابتدای رویداد و برای موضوع بودجه خواهد بود.
- زمان را در نظر داشته باشید و برای بازاریابی تصمیم های جدی بگیرید. هر چقدر شما بتوانید فرآیند بازاریابی را زودتر عملی کنید به اهدافتان نزدیک تر شده اید. در نقشه بازاریابی خود مشخص کنید که قرار است از چه ابزارهای استفاده نمایید.
- اعضای تیم را مشخص کرده و به هر کدام از آن ها بگویید که باید چه کارهای را انجام بدهند.
- با افرادی که به عنوان اعضای تیم آن ها را تعیین کرده اید و همچنین مسئول فنی رفیق باشید. هیچ نیازی نیست که شما مثل یک رئیس بالای سر آنها بیاستید و فقط دستور بدهید اینگونه شاید نتوانید از تمامی مشکلات و زیر کارها مطلع شوید.
- محلی را که برای برگزاری همایش تعیین کرده اید به خوبی بشناسید و بارها بازدید از آن را انجام بدهید تا اگر کم و کاستی وجود دارد را برطرف کنید. (به تعداد افرادی که قرار است در همایش شرکت کنند توجه نمایید؛ محل مورد نظر نباید کوچک باشد یا زیادی بزرگ باشد).
- حتما از افرادی که تجربه دارند یا در گذشته همایش برگزار کرده اند، کمک و راهنمایی بخواهید. هر چقدر هم که شما برای جزئیات و کارها برنامه ریزی کرده باشید بازهم احتمال رخ دادن اتفاق غیرمنتظره وجود دارد و این شرایط میتواند کاملا استرس زا باشد و بهترین پیشنهاد در چنین مواقعی کمک خواستن و راهنمایی از دیگران است.
پیدا کردن راه‌های تبلیغاتی همایش
صدای شما باید به علاقه‌مندان به موضوع همایشتان برسد. حالا باید ببنید چگونه میتوانید این کار را انجام دهید. توجه به نکات زیر، بسیار در این زمینه راهگشا است:
- هیچ چیز به اندازه تبلیغات دهان به دهان برای مخاطب شما قابل اعتماد نیست. برای همین به عنوان اولین استراتژی تبلیغاتی، از اینفلوئنسرهای و افراد تاثیرگذار حوزه کاری بخواهید تا دوستان، آشنایان و فاورهای خود را دعوت به شرکت در همایش کنند.
- از سخنرانان همایشتان بخواهید خود را در همایش برای آشنایان و دوستان خود تبلیغ کنند. این گونه با یک تیر دو نشان زدند، هم شما به مخاطب مورد نیاز خود می‌رسید و هم سخنرانان پرستیژ بالایی در بین دوستان و آشنایان خود پیدا می‌کنند.
- ببینید مخاطبانتان کجا هستند؟ بیشتر ایمیل چک می‌کنند؟ اوقات بیشتری را در اینستاگرام می‌گذرانند و یا لینکدین شبکه اجتماعی اول آن‌هاست! شاید یک برد ساده در لابی یک مرکز آموزشی و یا تجاری مکان مورد نیاز باشد! با توجه به مخاطبان خود، کانال بازاریابی و روش تبلیغات را کشف کنید و بیشترین هزینه را برای تبلیغات از آن کانال خاص اقدام کنید.
پذیرایی همایش
پذیرایی همایش یک از اصول برگزاری همایش است. شما باید تصمیم بگیرید که می‌خواهید به مهمانان خود ناهار/شام بدهید و یا خیر! ولی پذیرایی میان وعده ضروری است و باید انجام گیرد. در مورد پذیرایی غذا مثل و ناهار و شام به این نکته توجه کنید که اگر غذا بدهید بسیار بیشتر مورد استقبال قرار می‌گیرید، ولی دردسرهای خاص خودش را دارد.
سخنران و طراحی دعوتنامه برای سخنرانان همایش
سخنرانان همایش خود را باید مشخص کنید و از آنها سخنرانی دعوت کنید. نکات زیر برای این کار میتواند راهگشا باشد:
- سعی کنید از چندین ماه پیش این کار را انجام دهید تا سخنرانان بتوانند به راحتی وقت خود را برای همایش خالی کنند.
- این حق هر سخنرانی است که بداند سایر سخنرانان همایش چه کسانی هستند؛ پس در دعوت‌نامه‌ای که برای سخنرانان می‌فرستید، حتما نام سایر سخنرانان را قید کنید.
- از سخنرانان بخواهید حداقل هفته قبل از همایش فایل ارائه خود را در اختیار شما قرار دهد.
- سعی کنید از سخنرانان رنگارنگ با دید‌های متفاوت در یک تخصصی بهره ببرید تا بتوانید همه طیف مخاطبان خود را راضی کنید.
راھھای اطلاع رسانی ھمایش:
- از طریق نامه و پست و تلگراف
- تبلیغات در روزنامه ھا و مجلات
- از طریق تلفن و یا اطلاع رسانی حضوری
- طراحی پوستر و بنرھای تبلیغاتی
- طراحی وبسایت و وبلاگ متناسب با ھمایش
- اطلاع رسانی از طریق رسانه ھای خبری
تهیه و تنظیم : گروه تحقیقاتی ثروت تفکر
دیدگاهتان را بنویسید