سیستم سازی کسب و کار و هدف آن چیست؟
سیستم سازی کسب و کار و هدف آن چیست؟
اگر به عنوان مدیر یک واحد کسب و کار پرسود فعالیت می‌کنید، اما در صورت عدم حضور شما، ممکن است مشکلاتی پیش بیاید که تاثیرات منفی بر روی رضایت کارکنان، مشتریان و عملکرد کسب و کار داشته باشد.
این مسائل می‌توانند شامل اشتباهات در ثبت فاکتورها، تأخیر در تحویل سفارشات و عدم تکمیل درخواست‌های مشتریان باشند.
آنها می‌توانند باعث نارضایتی و کاهش عملکرد کسب و کار شوند. در این موارد، مسئله از ناکارآمدی کارمندان نیست، بلکه از فقدان سیستم و فرآیندهای مستند برای اجرای وظایف ناشی میشود.
به همین دلیل، سیستم‌سازی کسب و کار (business systemization) به معنای ایجاد یک چارچوب است که با آن می‌توانید فرآیندهای کسب و کار را بررسی و بهبود بخشید.
ضرورت سیستم سازی کسب و کار:
سیستم‌سازی کسب و کار، یک بخش ضروری در هر سازمان است. بدون داشتن فرآیندهای مستند و روال‌های مشخص، نحوه انجام کارها تنها در ذهن کارمندان حاضر وجود دارد و گاهاً ممکن است اجرای ناقصی داشته باشد. با ثبت و مستندسازی فرآیندهای هر کار، می‌توانید سازمان خود را به روشی قابل پیش‌بینی و کارآمد توسعه دهید.
به ویژه برای کسب و کارهای نوپا، سیستم‌سازی بسیار حیاتی است. بدون آن، رشد و توسعه با مشکلاتی مواجه میشود و در برخی موارد ممکن است به ورشکستگی بیانجامد. ممکن است فکر کنید که سیستماتیک‌سازی در کسب و کار شما انجام شده است، اما واقعیت این است که بسیاری از جنبه‌های کسب و کار شما هنوز سیستمی ندارند و نیاز به بهبود دارند.
سیستم سازی شامل شناسایی فرآیندهای کسب و کار، مستندسازی آنها، تعریف رویه‌ها و استانداردهای مشخص برای انجام کارها، و نظارت بر اجرای صحیح آنها است. با سیستم سازی، می توانید بهبود کیفیت خدمات و محصولات، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و در نتیجه، رشد و توسعه کسب و کار خود را تسهیل کنید.
بدون سیستم های با کیفیت در کسب و کار، شما در نهایت به خاطر کار سخت و بیش از حد طولانی خسته و ناامید میشوید. گاهی اوقات ممکن است تعجب کنید که صاحب کسب و کار با داشتن یک ایده خوب نیاز دارد تمام ساعتها و زمانها در حال کار کردن باشد. خوشبختانه اضافه کردن سیستمهای تجاری مناسب باعث سهولت و آزادی بیشتری خواهد شد و زمان آزاد بیشتری در اختیار صاحبان کسب وکار قرار میدهد.
مزایای سیستم سازی
به کسب‌وکار شما اجازه رشد به‌صورت یکپارچه میدهد
سیستم‌ها فرآیندهای تکراری هستند که بدون در نظر گرفتن اندازه کسب و کار یا صنعت یا محل کار میکنند.
سیستم‌ها به شما اجازه میدهند رویه‌ها و کارهایی را که در یک واحد سازمانی یا کسب و کاری خاص انجام شده را کپی کرده و دقیقاً در نقاط مختلف دیگری انجام دهید تا بتوانید کسب و کارتان را توسعه و رشد دهید.
در اینصورت خواهید توانست یک کار را چندین بار به گونه‌ای انجام دهید که نتایج عالی مشابهی به دست آورید.
وقتی کسب‌کارتان را بخواهید بفروشید، قیمت را بالاتر اعلام خواهید کرد
در کشور ما فروش کسب و کار موفق خیلی رواج ندارد ولی در این خصوص شاهد رشد فزایندهای هستیم.
منتها در مواردی که کسب و کار موفق به فروش رسیده است، متاسفانه افت قابل توجهی در عملکرد کسب و کار فروخته شده شاهد هستیم.
بسیاری از افراد به دنبال خرید کسب و کاری هستند که با یک کلیک (به سرعت)، عملیات کاری و تولید را شروع کنند.
در واقع به دنبال سیستم‌هایی هستند که قبلاً اثبات کرده‌اند که سود مناسبی را تولید میکنند.
در واقع کسب و کاری برای فروش ارزشمند است که پس از خروج صاحب فعلی و ایجاد کننده کسب و کار بتواند با قدرت و سرعت سابق بلکه بهتر به مسیر خود ادامه دهد.
پول را روی منابع ذخیره میکند
بسیاری از سیستم‌ها برای شما کار میکنند.
آنها جای کارکنان شما را می‌گیرند و پول شما را که برای حقوق و دستمزد، مالیات و مزایا باید صرف می‌شد، برای‌تان ذخیره میکنند.
به عنوان مثال ابزار CRM که ایمیل‌ها را ارسال میکند، یک ابزار زمان‌بندی آنلاین است.
که در هزینه‌های کارمندان فروش صرفه‌جویی ایجاد میکند و خطای انسانی آنها را تا حدود زیادی کاهش میدهد.
سیستم‌ها را کافیست یکبار تنظیم کرده و پیکربندی آن را تعریف کنید، پس از آن کمتر نیاز به مداخله و انجام کاری جدید توسط شما را دارند.
نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد میکند.
یکی از ارزشمندترین مزایای سیستم‌ها، قابلیت اطمینان آن‌هاست. هنگامی که سیستمهای اثبات شده‌ای دارید، در هر زمان نتایج مناسب، مطلوب و قابل اندازه‌گیری را به صورت مکرر به دست خواهید آورد.
در بسیاری از کسب و کارها که به عنوان مشتری با آنها تعامل داشته‌ایم، شاهد نوسان در کیفیت ارائه محصولات یا خدماتشان هستیم.
که ابتدا محصول یا خدمت خوبی ارائه میکنند ولی به تدریج و به مجرد اینکه تعدادی مشتری پیدا کردند، کیفیت ارائه محصولات و خدمات آنها دچار افت و نوسان شدید میشود.
این کسب و کارها تولید محصول یا ارائه خدمت، قائم به افرادی است که آنرا انجام میدهند نه سیستم!
پس از نوسان در کیفیت محصول یا خدمت، کسب و کار به تدریج مشتریانی را که به دست آورده است از دست داده و درسراشیبی سقوط قرار خواهد گرفت.
تهیه و تنظیم : گروه تحقیقاتی ثروت تفکر
دیدگاهتان را بنویسید