اهمیت چک لیست و کاربرد های آن

چک لیست چیست؟

فهرستی از نکات، سوال‌ها، فعالیت‌ها یا ویژگی‌ها است که یک فعالیت را به کارهایی خُردتر و کوچک‌تر تقسیم می‌کند.

هدف از استفاده  این است که مطمئن شویم هیچ‌یک از جزئیات یک فعالیت، فراموش نشده و به شکل استاندارد و با ترتیب درست و منطقی، انجام شده است.

می‌تواند کاربردهای بسیار متنوعی داشته باشد که از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

مزایای تهیه و استفاده از چک لیست چیست؟

تهیه و استفاده از چک لیست مزایای متعددی خواهد داشت که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره خواهیم کرد:

• انجام شدن کارها، استاندارد و یکسان می‌شود:

با استفاده از چک لیست، می‌توان مطمئن شد که هر فعالیتی، مستقل از این‌که توسط چه کسی انجام می‌شود، به شکل یکسان به انجام خواهد رسید. البته همچنان ممکن است افراد مختلف، در اجرای بندهای گوناگون چک لیست، تفاوت‌هایی داشته و حتی خطاهایی مرتکب شوند اما به هر حال چهارچوب کلی فعالیت به صورت یکسان پیش خواهد رفت. بنابراین وقتی افراد در یک مجموعه جا به جا می‌شوند یا در شیفت‌های گوناگون یک فعالیت یکسان را انجام می‌دهند، خروجی فعالیت‌شان یکدست‌تر خواهد بود. حتی اگر خود شما یک فعالیت را چند بار هم تکرار کنید، با استفاده از چک لیست می‌توانید مطمئن باشید که خروجی شما همیشه یکسان باقی خواهد ماند.

• ایمنی افزایش پیدا می‌کند: 

افزایش ایمنی یکی دیگر از مزایای به‌کارگیری چک لیست خواهد بود. وقتی قرار است چند فعالیت مختلف انجام شود و بی‌توجهی به یکی از آن‌ها ممکن است حادثه‌ساز باشد، تنظیم چک لیست و استفاده درست از آن، می‌تواند احتمال بروز مشکلات و سوانح را تا میزان قابل قبولی پایین بیاورد.

• تقسیم وظایف شفاف می‌شود:

 چک لیست‌ها نقش مهمی در شفاف شدن تقسیم وظایف و نیز در افزایش مسئولیت پذیری افراد دارند. چک لیست کاملاً روشن می‌کند که هر کسی باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهد. کسی که چک لیست را کامل می‌کند، با تیک زدن آن یا امضا کردن انتهای آن، تلویحاً می‌پذیرد که مسئولیت تک تک موارد ذکر شده در چک لیست را بر عهده خواهد گرفت.

• دانش و تجربه افراد به خوبی به دیگران منتقل می شود:

انتقال یافتن دانش و تجربه، یکی دیگر از مزایا و کاربردهای مهم چک لیست به شمار می‌رود. وقتی چک لیست‌ یک فعالیت مشخص را که توسط افراد حرفه‌ای تنظیم شده می‌بینید، می‌توانید نکاتی را دریابید که از چشم شما دور مانده‌اند. چک لیست، بسیار شفاف‌تر از توضیحات کلی عمل می‌کند و قادر است در مستندسازی تجربیات، نقش مهمی را بازی کند.

• کیفیت کارهای موردی و اضطراری افزایش پیدا می‌کند: 

گاهی اوقات کیفیت کارهای تکراری به دلیل این‌که به عادت تبدیل می‌شوند و ذهن ما هنگام انجام دادن آن‌ها، چندان هوشیار عمل نمی‌کند، کاهش می‌یابد. با این وجود باید توجه داشته باشیم که کارهای غیرتکراری هم چالش خودشان را دارند چرا که ما آن‌قدر آن‌ها را انجام نداده‌ایم که مطمئن باشیم در شرایط خاص می‌توانیم وضعیت را به‌خوبی مدیریت کنیم یا خیر. برای روشن شدن این مورد به یک مثال توجه کنید: چند بار در زندگی خود ممکن است در آسانسور گیر کنیم؟ نمی‌توانیم انتظار داشته باشیم در زمان سانحه یا قطع برق، کسی که داخل آسانسور گیر کرده است دقیقاً بداند که باید چه کارهایی را و با چه ترتیبی انجام دهد. اگر یک چک لیست به دیواره‌ی آسانسور نصب شده باشد، فردی که داخل آسانسور گیر افتاده می‌تواند در چنین شرایطی بهتر عمل کرده و باعث رهایی خودش شود.

• از فراموش‌کاری جلوگیری می‌شود:

بسیار واضح است که اگر یک چک لیست درست و منطقی ایجاد کرده باشیم، احتمال اینکه برخی از امور حیاتی و بسیار مهم را فراموش کنیم به حداقل می‌رسد. در واقع یکی از دلایل اصلی ایجاد چک لیست این است که با بررسی‌های خودمان موضوعاتی که باید انجام شوند را فهرست کنیم بنابراین تا حدود زیادی از فراموشی آنها جلوگیری خواهد شد.

چگونه یک چک‌ لیست را به‌درستی تهیه کنیم؟

مرحله ۱:

چک‌ لیست خود را نام‌گذاری کنید

نام چک‌ لیست نشان‌دهنده‌ی هدف و فایده‌ی ایجاد آن است.

مرحله ۲:

تاریخ / محدوده‌ی زمانی مشخص کنید

این بخش را می‌توان در قالب یک ستون برای تعیین تاریخ یا محدوده‌ی زمانی هر کار تکمیل‌شده یا کاری که در آینده تکمیل می‌شود، اضافه کرد.

مرحله ۳:

کارها را به چک‌ لیست خود اضافه کنید

شرح مختصری از امور را با جزئیات زیر اضافه کنید:

• افزودن امور فرعی: (اختیاری)؛
• وضعیت: شامل وضعیت تکمیل‌شده، در حال تکمیل یا عدم شروع کار؛
• تاریخ مقرر: تاریخی را که کار باید تا آن زمان تکمیل شود، اضافه کنید؛
• تاریخ تکمیل: تاریخی را که کار تکمیل شده‌است، در کنار هر کار اضافه کنید.

مرحله۴:

برای هر کاری همین مراحل را انجام دهید

برای هر کاری که باید انجام دهید، به تکرار این مراحل ادامه دهید. اکثر مردم برای تهیه یک چک‌لیست از دفترچه یادداشت استفده می‌کنند. اما دفترچه یادداشت یا هر سند کاغذی دیگری، ایده‌ی خوبی نیست. به این دلیل که احتمال زیادی وجود دارد اطلاعات را اشتباه درج کنید. به علاوه در صورتی که بخواهید کارها را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید، حس مشارکت و همکاری دیگران برانگیخته نمی‌شود. استفاده ازابزارهای تهیه‌ چک‌ لیست می‌تواند ایده خوبی باشد و اعضا بتوانند به راحتی در انجام کارها مشارکت کنند.

کلام آخر:

نوشتن و پیروی از یک چک‌لیست می‌تواند بازده و کیفیت و کارایی زندگی کاری شما را بالا ببرد. البته شما حتی در روزهای تعطیل هم می‌توانید یک چک‌لیست داشته باشید تا به بهتر شدن عملکردتان کمک کند. نحوه شروع روز، کیفیت ادامه روز شما را مشخص می‌کند.

تهیه و تنظیم: گروه تحقیقاتی ثروت تفکر