خلاصه کتاب سامان دادن کارها
آلن نشان می‌دهد که چطور می‌توانید آرام‌تر و پرانرژی‌تر باشید و با تلاش کمتر کارهای بیشتری انجام دهید. روش سامان دادن کارها یا (GTD) به ما کمک می‌کند انرژی و منابع خود را متمرکز کنیم تا کارها به بن‌بست نخورد و افراد خسته و دلسرد نشوند.
مقدمه
بهره‌وری ما ارتباط مستقیمی با خالی بودن فضای ذهنمان دارد. ما فقط زمانی به نتایج مطلوب می‌رسیم و می‌توانیم از توان خلاقانه خود استفاده کنیم که ذهنمان خالی و افکارمان منسجم باشد.
تقریبا همه با چالش کار زیاد و منابع کم مواجه هستند. مرزهای کاری ما دیگر مشخص نیستند، مشاغل در حال تغییر هستند. ما باید مدل‌ها و عادت‌های قدیمی را به‌روز کنیم تا پاسخگوی الزامات جدید باشیم، اما وقتی مدام با عوامل حواس‌پرتی مواجهیم، تمرکز بر تصویر اصلی و بزرگ خیلی دشوار می‌شود.
GTD به ما کمک می‌کند تا انبوه وظایفمان را با کنترل و آرامش و با ذهنی سیال همچون آب مدیریت کنیم.
هنر سامان دادن کارها
GTD بر چند اصل مهم استوار است:
۱. مدیریت کارها بر اساس رویکرد از پایین‌به‌بالا
اغلب مردم وقت و انرژی زیادی را برای ساماندهی مجدد فهرستی از کارهای غیرشفاف هدر می‌دهند و هیچ پیشرفتی در این مسیر ندارند. اول باید همه اجزایی که نیازمند تفکر هستند را مشخص کنیم و قبل از انجام هر کاری درباره آن‌ها فکر کنیم. چالش ما مدیریت زمان، اطلاعات و اولویت‌ها نیست، بلکه باید همه اجزای پروژه و گام‌های بعدی آن را توضیح داده و شفاف‌سازی کنیم تا بتوانیم اقدام واقعی و موثر انجام دهیم.
۲. مدیریت افقی و عمودی
کنترل افقی همه فعالیت‌های شما را در بر می‌گیرد و به‌راحتی می‌توانید تمرکز خود را سریع و آسان از موضوعی به موضوع دیگر منتقل کنید. کنترل عمودی کمک می‌کند اول و آخر مسیر یک موضوع یا پروژه خاص را بررسی کنید.
۳. بیرون راندن همه این افکار از ذهنتان
حافظه کوتاه‌مدت ما مثل رم کامپیوتر کار می‌کند. کارهای کامل نشده فضا یا رم ذهن را اشغال می‌کنند و باعث دلسردی و کند شدن شما در انجام کارهای مهم می‌شوند.
۵ مرحله برای کنترل جریان کار و زندگی
- مواردی را انتخاب کنید که توجهتان را متمرکز می‌کنند
- معنی آن‌ها و اقداماتی که باید درباره‌شان انجام دهید را تعیین کنید
- نتایج را ساماندهی کنید
- گزینه‌ها را دوباره بررسی کنید تا ببینید چه کارهایی از دستتان بر می‌آید
- بهترین گزینه‌های عملیاتی را انتخاب کرده و آن‌ها را انجام دهید
وقتی افراد می‌خواهند همه این ۵ کار را هم‌زمان انجام دهند، گیج می‌شوند. باید فرایندی گام‌به‌گام تعریف کنید و این روش را به شیوه زندگی خود تبدیل کنید.
گام صفر: طراحی سیستم
GTD یک استراتژی است که باید به بخشی از شیوه زندگی شما تبدیل شود. برای اجرای آن باید:
وقت مناسبی در نظر بگیرید
برای شروع، یک بازه زمانی ۶ ساعته یا بیشتر و بدون حواس‌پرتی را در نظر بگیرید. برای برقراری سیستم و جمع‌آوری و پردازش اولیه حجم زیادی از موضوعات «ناتمام»، «مشکل‌دار» یا «رها‌شده» به زمان کافی نیاز دارید.
فضای لازم را ایجاد کنید
با کمک ابزاری که در اختیار دارید، یک فضای کاری کاربردی ایجاد کنید تا «اتاق کنترل» فیزیکی شما باشد. اگر دفتر یا شرکتی دارید می‌توانید از آن استفاده کنید، اما در خانه هم به چنین فضایی احتیاج دارید. این فضا را با هیچ‌کس شریک نشوید.
ابزارهای لازم را تهیه کنید
لوازم‌التحریر، تقویم، ارگانایزر، زونکن، پوشه و موارد لازم دیگر را تهیه کنید. مثلا آلن توصیه می‌کند که:
۱. پوشه‌های لازم که خیلی با آن‌ها کار دارید را در دسترس بگذارید.
۲. از سیستم بایگانی الف تا ی و بر اساس حروف الفبا استفاده کنید، نه از چند سیستم مختلف.
۳. تعداد زیادی پوشه خالی دم دستتان بگذارید.
۴. فقط سه‌چهارم حجم هر زونکن را پر کنید.
۵. روی پوشه‌های مختلف برچسب و توضیح بزنید.
گام ۱: جمع‌آوری و ساماندهی: موارد لازم را جمع‌آوری کنید
وقتی همه این موارد را در ذهن داشته باشید، ذهنتان پر و مغشوش است. باید همه کارهای ناتمام را در «سبد مخصوص» بگذارید. این سبد باید سیستمی معتبر خارج از ذهن شما باشد. باید ۱۰۰ درصد کارهای ناتمام مهم، معمولی، بزرگ یا کوچک را در جایی غیر از ذهنتان جمع کنید.
اصول ساماندهی
خارج کردن همه کارها از ذهنتان
می‌توانید بسته به نیازتان از انواع ابزار ساماندهی با فناوری کم یا زیاد مثل سبد، زونکن، کاغذ، دفتر، ایمیل، اپ‌های موبایلی و غیره استفاده کنید.
عوامل موفقیت
۱. سیستم ساماندهی باید کامل باشد. همه چیز را از ذهنتان خارج کنید و در سیستم بگذارید، در نتیجه دیگر نگران نیستید که چه چیز را کجا گذاشته‌اید. همچنین درک بهتری از حجم کار پیدا می‌کنید و هنگام پردازش و ساماندهی کارها تمرکز بیشتری دارید.
۲. تعداد سبد‌ها را به حداقل برسانید. تعداد سبد‌های ساماندهی را تا حد ممکن کاهش دهید. برای ادغام سبد‌ها از فناوری کمک بگیرید.
۳. مدام این سبد‌ها را خالی کنید. موارد مختلف را از سبد بیرون بیاورید، ببینید چه هستند و باید چه اقدامی درباره‌شان انجام دهید. سپس آن‌ها را در سیستم ساماندهی کنید. نیازی نیست همه کارها را با هم تمام کنید.
روش ساماندهی
ساماندهی فیزیکی
محیط فیزیکی خود را کنترل کنید تا ببینید چه چیزهایی در محل درست خود قرار ندارند. علاوه بر وسایل، کتاب‌ها، دستورالعمل‌های مرجع، دکور و تجهیزات، هر چیز دیگری قابلیت این را دارد که در یک سبد مجزا قرار گیرد.
- اگر یکی از این تجهیزات برای سبد شما بزرگ است، توضیح آن را با برچسب رویش بچسبانید.
- اگر پوشه‌ای خیلی بزرگ است و در سبد جا نمی‌گیرد، آن را کنار سبد بگذارید، اما کاری کنید که از محتویات سبد متمایز و قابل دیدن باشد.
- اگر چیزی واقعا بی‌فایده است، فورا آن را دور بیندازید.
- در برابر وسوسه شروع فوری پاک‌سازی و ساماندهی مقاومت کنید.
- موارد موجود در فهرست‌ها و ارگانایزرها را هم داخل سبد‌ها بگذارید.
کار را از روی میزتان شروع کنید (بسته‌های پستی، یادداشت‌های جلسات، کارت‌های ویزیت) و سپس سراغ کشوها، روی کانترها، داخل کمدها، کف اتاق، روی دیوار، قفسه‌ها و مبلمان بروید.
ساماندهی ذهنی
هرآنچه در ذهنتان است و هنوز در قالب فیزیکی درنیامده را جارو کنید. هر فکر، ایده یا پروژه که ذهنتان را درگیر کرده، روی یک تکه کاغذ جدا بنویسید و آن را در کنترل درآورید.
گام ۲: فرایند: سبد‌ها را خالی کنید
در این مرحله باید اقدام بعدی را مشخص کنید. ازجمله:
موارد بی‌فایده
- دور انداختن: چیزهایی که نیاز ندارید را دور بیندازید
- بایگانی کردن: این موارد را در پوشه «یه روزی/شاید» یا در تقویم خود بگذارید و یک زنگ یادآوری هم برایشان تنظیم کنید.
- موارد مرجع: آن‌ها را دسته‌بندی کنید و در پوشه‌ای بگذارید
موارد مفید و عملی
گام بعدی را با واژگان رفتاری خاص مشخص کنید. مثلا عبارت «برگزاری جلسه» عملی نیست، اما عبارت «به جان زنگ بزن تا جلسه تعیین بودجه را هماهنگ کند» کاملا عملی است.
- انجامش دهید: هر کاری که کمتر از ۲ دقیقه زمان می‌برد را انجام دهید
- واگذارش کنید: هر کار قابل‌واگذاری را (با ایمیل، یادداشت) به دیگران واگذار کنید. وقتی واگذار شدند، آن‌ها را در دسته «در حال انجام» قرار دهید.
- آن را به بعد موکول کنید: برای کارهایی که بیش از ۲ دقیقه طول می‌کشند، یادآوری‌کننده‌هایی تنظیم کنید.
- پروژه‌ها: پروژه‌های بزرگتری که چند گام دارند را مشخص کنید
آشنایی با دستورالعمل‌های راهنما
- اول موارد مهم را پردازش کنید: کار را از یک طرف شروع کنید و هر قسمت را به ترتیب انجام دهید. همه موارد باید به طور مساوی پردازش شوند. هرگز برای یک مورد خاص وقت بیشتری نگذارید.
- هر بار ۱ مورد را پردازش کنید: هرگز به خودتان اجازه ندهید که بدون تمام کردن یک کار، سراغ کار بعدی بروید.
- هرگز دوباره موردی که از سبد خارج کرده‌اید را به سبد بازنگردانید: کلید رسیدگی درست این است که بدانید باید چه کاری را انجام دهید و این کار چه نتیجه‌ای دارد. هرگز دوباره آن را به سبد برنگردانید.
