چگونه در محل کار ارتباط سازنده برقرار کنیم؟

ارتباطات خوب و سالم کیفیت عملکرد را در محیط کار تضمین می‌کند. در واقع، این کیفیت ارتباط است که می‌تواند تاثیر چشمگیری روی نتیجه نهایی کار داشته باشد. ارتباط موثر در محیط کار را می‌توانیم بخش جدایی‌ناپذیری از موفقیت شرکت بدانیم. چون این ارتباطات باکیفیت هستند که مشکلات را تا حدی زیادی از بین می‌برند و عملکرد را ارتقا می‌دهند.

ارتباط موثر در محیط کار باعث افزایش بهره‌وری کلی شده و یک تیم قوی ایجاد می‌کند. اگر کارمندان بتوانند با یکدیگر مشورت کنند و نظرات دیگران را هم در نظر بگیرند، روحیه همکاری در آن‌ها تقویت می‌شود و می‌توانند با کمک هم، به بهترین راه‌حل‌ها و نتایج برسند.

همچنین با ایجاد ارتباطات قوی در محیط کار، مدیران می‌توانند استعدادها و مهارت‌های کارکنان خود را بهتر بشناسند و وظایف و دستورالعمل‌ها را به‌صورت شفاف و متناسب با هر کارمند توضیح دهند. در این صورت، اثربخشی و عملکرد هر پروژه به طور چشمگیری افزایش پیدا می‌کند.

اگر تیم‌ها از مهارت های برقراری ارتباط موثر برخوردار نباشند، عملکرد کلی شرکت پایین می‌آید و شرکت نمی‌تواند به اهداف و چشم‌انداز خود برسد. به‌طوری که تحقیقات شرکت آمریکایی گارتنر نشان می‌دهد که ۷۰ درصد اشتباهات در شرکت به دلیل ارتباطات ضعیف رخ می‌دهد. این آمار نشان‌دهنده میزان اهمیت برقراری ارتباط موثر در محیط کار است.

افسانه‌هایی درباره ارتباطات

اولین افسانه در میان عموم این است که اگر کسی بتواند حرف بزند، می‌تواند با دیگران ارتباط برقرار کند. بر اساس تحقیقی، مردها گمان می‌کنند که اگر بلندتر و تندتر صحبت کنند، در ارتباط با دیگران اثرگذارترند. بسیاری از مردم گمان می‌کنند به دلیل داشتن مهارت پرحرفی و صحبت راحت درباره هر موضوعی که به ذهنشان می‌آید، مذاکره‌کننده‌های خوبی هستند.

اغلب، عکس آن درست است. بسیاری از مردم پرحرف، در برقراری ارتباط ضعیف و گاهی وحشتناک هستند. بسیاری از مردم گمان می‌کنند که در فروش و تجارت اگر تعداد زیادی کلمه را پشت‌سرهم و یک‌نفس ادا کنند، پیامشان به‌خوبی به دیگران منتقل می‌شود؛ اما اغلب این افراد از دید دیگران غیرقابل‌فهم، خسته‌کننده و غیرقابل‌تحمل هستند.

دوباره تکرار می‌کنم: توانایی صحبت کردن با ایجاد ارتباط فرق دارد. گفت‌وگو به معنی ارسال و دریافت پیام است. ایجاد ارتباط اثر گذاشتن بر تفکرات، احساسات و کارهای دیگران است. بسیاری از اشخاصی که فکر می‌کنند خوب صحبت می‌کنند، اصلا تاثیرگذار نیستند.

توانایی صحبت با یک یا چند نفر تنها لازمه پایه‌ای ایجاد ارتباط و نقطه شروع کار است. ارتباط موثر، چیزی بیش از این است.

گفت‌وگو مهارتی ذاتی نیست

دومین افسانه درباره گفت‌وگو این است که این مهارت ذاتی است. داشتن یا نداشتن مهارت ارتباط به طور ذاتی افسانه است. طبق این افسانه اگر برون‌گرا، اهل معاشرت و اجتماعی نباشید، توانایی ارتباط خوب و موثر را ندارید.

ولی این موضوع حقیقت ندارد. برقراری ارتباط درست مثل دوچرخه‌سواری یا تایپ کردن، قابل‌یادگیری است. این کار به اختصاص وقت و تمرین کافی نیاز دارد؛ اما مایل به بهبود ارتباط باشید، می‌توانید به‌سرعت کیفیت هر روابط خود با دیگران را تقویت کنید. چطور؟ به‌زودی می‌بینید.

برقراری ارتباط پیچیده است

همان طور که به نظر می‌رسد، این کار واقعا پیچیده هست. احتمالا ۹۵ درصد مشکلات انسان‌ها و همچنین سازمان‌ها نتیجه ارتباطات ضعیف است؛ یعنی یا فرستنده منظورش را واضح و شفاف انتقال نمی‌دهد و یا گیرنده پیام را درست متوجه نمی‌شود.
در هر ارتباطی، عوامل بسیار زیادی نقش دارند و هر کدام از آن‌ها می‌تواند به‌نوعی منجر به «تحریف» پیام شود. ممکن است، تمامی مشکلات به نحوی به ضعف و ناتوانی در ارتباط مرتبط است.

آلبرت مهرابیان، متخصص ارتباطات معتقد است، هر ارتباط مستقیم و رودررو سه بخش دارد: کلمات، لحن صدا و زبان بدن. احتمالا شنیده‌اید که کلمات ۷ درصد، لحن صدا ۳۸ درصد و زبان بدن ۵۵ درصد پیام را انتقال می‌دهند.

برای ایجاد ارتباط موثر، باید هر سه قسمت پیام همخوانی داشته باشند. در صورت وجود هر نوع ناسازگاری، گیرنده گیج می‌شود و بخش غالب ارتباط (لحن یا زبان بدن) را بر معنای واقعی کلمات ترجیح می‌دهد.

پیام کلی

انتخاب کلمات اهمیت دارد؛ اما هر چه بتوانید سه بخش ارتباطی را هماهنگ‌تر کنید، تاثیر پیامتان و امکان درک و عکس‌العمل مناسب شخص مقابل، بیشتر می‌شود.

گاهی بی‌منظور چیزی می‌گویید که حس می‌کنید اصلا ستیزه‌جویانه نیست، اما شخص مقابل ناراحت می‌شود. بعد وقتی توضیح می‌دهید که حرفتان ناراحت‌کننده نبود، آن شخص می‌گوید مشکل لحن صدایتان بود.

سومین بخش برقراری ارتباط یعنی زبان بدن نیز بسیار اهمیت دارد. طرز نشستن، ایستادن، متمایل کردن سر یا حرکات چشم شما نسبت به مقابل طرف مقابل، تاثیر زیادی بر پیام دریافتی دارد.

یکی از آسان‌ترین راه‌ها برای توقف ارتباط، عدم توجه دیداری به شخص مقابل هنگام صحبت‌های وی و خیره شدن به دوردست است. اغلب این کار باعث می‌شود که شخص صحبتش را متوقف کند و احساس کند رشته کلام از دستش خارج شده است.

شنونده خوبی شوید

حتما شنیده‌اید که می‌گویند «خدا دو گوش و یک دهان داده است تا کمتر حرف بزنید و بیشتر بشنوید.» واقعا همین‌طور است. بهترین مذاکره‌کنندگان، شنوندگان فوق‌العاده‌ای هستند. بدترین گفت‌وگوکنندگان، دایم حرف می‌زنند. آن‌ها حین مکالمه بدون توقف و مکث حرف می‌زنند.

اغلب مهم‌ترین بخش پیامتان، با مکث‌هایی منتقل می‌شود که میان تفکرات و نظرات ایجاد می‌کنید. پیام، در سکوت‌های بین مطالب منتقل می‌شود. همهٔ گفتگوکننده‌های حرفه‌ای آموخته‌اند که به‌موقع سکوت کنند.

همان طور که خاک می‌تواند مقدار معینی آب جذب کند، افراد نیز قادر به جذب مقدار معینی از اطلاعات هستند. اگر مقدار زیادی آب روی زمین بریزید، آب به‌جای آنکه جذب شود، گودال گل‌آلودی شکل خواهد داد. اطلاعات درون ذهن انسان نیز مشابه است. اگر با مکث و توقف صبورانه، به‌طرف مقابل امکان جذب اطلاعات را ندهید، آن شخص در سیلی از تفکرات و نظریات غوطه‌ور می‌شود و پیام را به‌درستی درک نمی‌کند و نکته اصلی را متوجه نمی‌شود.

آمادگی قبلی باعث درک بهتر می‌شود

یکی از ضروری‌ترین لازمه‌ها برای هر گفت‌وگوی موثر است، به‌خصوص اگر پیام مهم باشد. آمادگی نشانه حرفه‌ای بودن است. پل بیر برایانت، مربی باسابقه دانشگاه فوتبال آلاباما همیشه می‌گفت: «علاقه به پیروز شدن مهم نیست، علاقه به آماده شدن برای پیروزی اهمیت دارد». کلید رسیدن به بیش‌ترین تاثیر در هر گفت‌وگویی، تمایل به آمادگی پیش از شروع صحبت و تعامل با مردم است.

در مباحثات دبیرستانی و دانشگاهی، افراد آموزش می‌بینند تا به‌اندازه کافی آمادگی کسب کنند. خصوصا به آن‌ها یاد داده می‌شود که قبل از آماده‌سازی مطلب، مناظره را از دیدگاه حریفانشان آماده کنند.

وکلا نیز همین موضوع را در دانشکده حقوق یاد می‌گیرند. آن‌ها قبل از رفتن به دادگاه، درباره هر مدرک یا اطلاعات ممکن که شاید طرف مقابل استفاده کند فکر می‌کنند. سپس دفاع خود را طوری آماده می‌کنند تا نقاط قوت طرف مقابل را خنثی کند.

انگیزه‌های او کدام‌اند؟

هرچه موضوع صحبت چه در کار و چه در زندگی شخصی مهم‌تر باشد، آمادگی اهمیت بیشتری دارد. هنگام آماده شدن به‌خاطر داشته باشید مردم بر اساس دلایل خودشان عمل می‌کنند نه دلایل شما. موضوع موردعلاقه تمام افراد این است: «این موضوع، چه نفعی برای من دارد؟»

پس درباره سابقه فرد مقابل فکر کنید. دیدگاهش چیست؟ چه نگرانی‌ها و مشکلاتی دارد؟ برای به دست آوردن چه چیزی تلاش می‌کند؟ سطح دانش و اطلاعات او درباره موضوع موردبحث چقدر است؟

گفت‌وگوکننده‌های خوب از کلمات زیاد استفاده نمی‌کنند و از قبل کلمات را به‌دقت انتخاب می‌کنند. مردم برای گفت‌وگوی صریح و بی‌پرده ارزش قائل‌اند. از صحبت در لفافه و چاپلوسی بپرهیزید. وقتی سؤال یا ابهامی دارید یا چیزی می‌خواهید، حرفتان را مستقیما و بدون حاشیه یا پیچیدگی بگویید. از احساس بهتری که خواهید داشت و پاسخ مثبت‌تری که دریافت می‌کنید، حیرت‌زده خواهید شد.

طرح پرسش برای موفقیت

برای‌آنکه مستقیما به نتیجه برسید، شاید مهم‌ترین کار «پرسیدن» باشد. تاثیرگذارترین انسان‌ها کسانی هستند که در پرسیدن بهتر از صحبت کردند. آن‌ها برای کشف نیازها و نگرانی‌های واقعی، سؤال می‌کنند. برای روشن شدن اعتراضات و مشکلات احتمالی دیگران سؤال می‌پرسند.  سؤال می‌پرسند تا بحث را باز کنند و درکشان را نسبت به دیدگاه طرف مقابل افزایش دهند.
برای‌آنکه پیامتان درک شود باید خودتان را فراموش کنید، خودخواهی را کنار بگذارید و تمام توجه را به‌طرف مقابل متمرکز کنید. زمانی می‌توانید دیگران را ترغیب به عمل کنید که صحبت خود را در قالب علاقه‌ها، آرزوها، داشته‌ها و کارهای دیگران بیان کنید. قبل از هر گفت‌وگوی مهمی آمادگی کافی کسب کنید. قبل از صحبت فکر کنید و افکارتان را بر کاغذ بیاورید. هر مطلبی را می‌توان به دیگران گفت به شرطی که با بیانی دل‌پذیر، مثبت، متواضعانه و دوستانه گفته شود.

زمانی مهارت گفت‌وگو را می‌آموزید که هنگام ارسال پیام یا درخواست چیزی، به دیگران علاقه خالصانه داشته باشید و نیازهای آن‌ها را مقدم بر نیازهای خود بدانید. وقتی بر اعتمادسازی کار کنید و دنبال درک دیگران باشید، به‌عنوان گفت‌وگوکننده‌ای تاثیرگذار شناخته می‌شوید.

منبع : مدیر سبز

تهیه و تنظیم : گروه تحقیقاتی ثروت تفکر