مدیریت پروژه به زبان ساده – بخش سوم

زمان مطالعه: ۶ دقیقه

در سلسه مقالات «مدیریت پروژه به زبان ساده – بخش اول» و «مدیریت پروژه به زبان ساده – بخش دوم» با تعاریف پایه، کلیات دانش مدیریت پروژه و همچنین مدیر پروژه و وظایف آن، از نگاه معتبرترین استاندارد این حوزه، یعنی PMBOK آشنا شدیم. در بخش سوم سلسله مقالات مدیریت پروژه به زبان ساده، سعی بر این است که با هر یک از حوزه‌های ده‌گانه دانش مدیریت پروژه و فرایندهای مرتبط آشنا شویم.

در بخش اول از این سلسله مقالات، ذکر شد؛ که نگاه استاندارد PMBOK، یک نگاه فرایندی بوده و فرایندها را به دو صورت گروه‌های فرایندی و حوزه‌های دانش تقسیم‌بندی می‌کند.

فرایندهای مدیریت پروژه را می‌توان بر اساس جنس آن‌ها در ۱۰ حوزه دانش (Knowledge Area)، به شرح زیر دسته‌بندی کرد:

۱. مدیریت یکپارچگی پروژه
۲. مدیریت محدوده پروژه
۳. مدیریت زمانبندی پروژه
۴. مدیریت هزینه پروژه
۵. مدیریت کیفیت پروژه
۶. مدیریت منابع پروژه
۷. مدیریت ذینفعان پروژه
۸. مدیریت ارتباطات پروژه
۹. مدیریت ریسک پروژه
۱۰. مدیریت تدارکات (برون‌سپاری) پروژه

در ادامه به توضیح هر یک از این ده حوزه دانش خواهیم پرداخت.

مدیریت یکپارچگی پروژه

مهم‌ترین بخش و وظیفه اصلی یک مدیر پروژه، مدیریت یکپارچگی است. اگر تمام حوزه‌های دانش دیگر را به‌خوبی مدیریت کنید، ولی بین آن‌ها یکپارچگی وجود نداشته باشد، در عمل موفق نخواهید بود. رمز موفقیت پروژه در مدیریت یکپارچه و هماهنگ بین تمامی اجزاء و فرایندهای آن است.

به‌عنوان‌مثال در یک پروژه، مدیریت زمان‌بندی را نمی‌توان بدون در نظر گرفتن مدیریت هزینه انجام داد؛ زیرا این دو حوزه دانش بر روی یکدیگر اثر می‌گذارند. یا نمی‌توان ریسک‌ها را بدون در نظر گرفتن اثر ریسک‌ها بر روی زمان، هزینه و کیفیت به‌خوبی مدیریت کرد.

هر پروژه جنبه‌ها و الزامات مختلفی مانند محدوده، زمان، هزینه، کیفیت، ریسک و منابع دارد که با یکدیگر در تعامل هستند. این تعامل نیز معمولا از جنس تقابل است.

یعنی افزایش یا کاهش یکی، باعث افزایش یا کاهش مطلوب یا نامطلوب دیگری می‌شود. مدیریت پکپارچگی عاملی است که این توازن را به خوبی ایجاد کرده تا به بهترین شکل ممکن اهداف پروژه محقق گردند.

در بخش سوم سلسله مقالات مدیریت پروژه به زبان ساده، سعی بر این است که با هر یک از حوزه‌های ده‌گانه دانش مدیریت پروژه و فرایندهای مرتبط آشنا شویم.

فرایندهای این حوزه دانش بر اساس PMBOK ویرایش ششم، هفت عدد می‌باشد:

۱. تهیه منشور پروژه
۲. تهیه برنامه (جامع) مدیریت پروژه
۳. هدایت و مدیریت کارهای پروژه
۴. مدیریت دانش پروژه
۵. نظارت و کنترل کارهای پروژه
۶. کنترل یکپارچه تغییرات
۷. خاتمه پروژه یا فاز

مدیریت محدوده پروژه

این حوزه دانش به کلیه دستاوردهایی که باید در یک پروژه اجرا و تحویل داده شود اشاره دارد. اگر مدیریت محدوده به‌خوبی انجام نشود، محصولات میانی یا محصول نهایی پروژه از نظر فنی ناقص بوده که باعث نارضایتی کارفرما و یا حتی عدم تحویل‌گیری محصول نهایی پروژه می‌شود.

دلیل تعریف و در نهایت اجرای یک پروژه، تولید محصول نهایی است که باعث محقق شدن اهداف پروژه می‌شود و محدوده پروژه،  نزدیکترین مفهوم به محصول نهایی پروژه است.

به همین دلیل یک برنامه‌ریزی جامع در مدیریت محدوده پروژه بسیار مهم و زیربنایی می‌باشد و می‌تواند مدیریت بقیه حوزه‌های دانش دیگر را هم تحت تأثبر قرار دهد.

مدیریت محدوده علاوه بر اینکه نیاز به  یک برنامه‌ریزی جامع و حساب‌شده دارد، نیاز به نظارت و کنترل خوبی هم دارد که تضمین کننده پذیرش تمامی محصولات میانی و نهایی پروژه، با کیفیت مطلوب، از طرف کارفرما باشد.

فرایندهای این حوزه دانش بر اساس PMBOK ویرایش ششم، شش عدد می‌باشد:

۱. برنامه‌ریزی محدوده پروژه
۲. جمع‌آوری الزامات
۳. تعریف محدوده
۴. تهیه ساختار شکست کار (WBS)
۵. صفحه‌گذاری محدوده
۶. کنترل محدوده

مدیریت زمانبندی پروژه

زمان یکی از ارزشمندترین عوامل در هر پروژه است. شما برای هر محصول یا خدمت مورد نظر، زمان محدودی در اختیار دارید و بدون مدیریت صحیح زمان، ممکن است پروژه‌ با چالش‌های زیادی مواجه شود.

این حوزه دانش شامل فرایندهایی است که با انجام آن‌ها می‌توان امیدوار بود که پروژه به موقع تمام شود. معمولا در پروژه‌ها برای مدیریت زمانبندی از نرم‌افزارهای تخصصی مانند MSP و PRIMAVERA استفاده می‌شود.

فرایندهای این حوزه دانش بر اساس PMBOK ویرایش ششم، شش عدد می‌باشد:

۱. برنامه‌ریزی زمانبندی پروژه
۲. تعریف فعالیت‌ها
۳. تعیین روابط بین فعالیت‌ها
۴. برآورد مدت زمان فعالیت‌ها
۵. تهیه برنامه زمانبندی
۶. کنترل زمانبندی