تکنیک هایی برای اولویت بندی کارها

زمان، یک کالای گران‌بها در زندگی امروز است؛ زندگی گنجینه‌ای از آرزوها، خواسته‌ها و اهدافی برای رسیدن است؛ اما به دلیل محدودیت زمانی که زندگی هر انسان دارد، رسیدن به هر هدف یا آرزویی نه ضروری است و نه ممکن. بنابراین برای دستیابی به اهداف مهم‌ترِ خود و داشتن یک زندگی رضایت‌بخش، باید اهداف خود را در زندگی اولویت‌بندی کنیم؛ زیرا اولویت‌بندیِ اهداف به ما کمک خواهد کرد که به طور کارآمد با صرف زمان محدود خود، به آنها دست یابیم.

چرا اولویت‌‌بندی در برنامه‌ریزی مهم است؟

اولویت‌‌بندی در برنامه‌ریزی به ما کمک می‌کند تا شروع روزمان با چیزی باشد که بیشترین اهمیت را دارد و به ما این امکان را می‌دهد که به وظایفی که مهم و ضروری هستند، بیشتر توجه کنیم. همچنین می‌تواند مهارت‌های مدیریت زمان ما را بهبود بخشد؛ چون به ما کمک می‌کند زمان خود را بین اهداف خود تقسیم کنیم. نتایج تحقیقات پولاک و همکاران در سال ۱۹۹۴ نشان می‌دهد که اولویت‌بندی اهداف، اغلب منجر به استرس کمتر و بهره‌وری بیشتر می‌شود. اگر برای اولویت‌‌بندی وقت صرف نکنیم، در انجام دادن به موقع کارها مشکل خواهیم داشت.

روش اولویت بندی نسبی

اولویت بندی نسبی یعنی چیدن کارها بر اساس اولویت به طوریکه هر کار با توجه به میزان اهمیتش یک شماره منحصر به فرد داشته باشد به عنوان مثال اگر شما ۱۰ کار برای انجام دارید کارها را بر اساس اهمیت و اولویت آنها از شماره ۱ تا ۱۰ مرتب می کنیم.  در  این روش می‌توانید کارهای بزرگتر را به موارد ریزتر و جزئی تر هم تقسیم کرده و طریقه انجام آنها را ساده تر کنید.

لیست روزانه

با توجه به اینکه برنامه ی روزانه ی شما ایستا یا پویا ست میتوانید اولویت بندی کارهایتان را مرتب کنید اگر برنامه ی روزانه شما به صورت ثابت و تکراری است، می توانید کارها را با توجه به اولویت کلی بچینید و برنامه ریزی کنید. اگر برنامه کارهای روزانه تان متفاوت است باید برای هر روز به صورت مجزا یک لیست جدید آماده کنید. بهتر است برای داشتن حس رضایت و امیدواری، زمان انجام هر کار را طولانی تر از حد تخمین بزنید و تعداد کارهای کمتری در روز برای خود در نظر بگیرید. و از تعدد کارهایی که نیمی از آن ها انجام نمی شوند و به روز بعد موکول می گردند اجتناب کنید.

دفتر برنامه ریزی چک لیست برتر!

با توجه به پویا بودن برنامه روزانه می توانید اولویت بندی کارهای تان را به صورت یک چک لیست روزانه داشته و کارهای روزانه خود را بر اساس اولویت فهرست کرده و آن ها را انجام دهید و یک نظم شخصی فوق العاده رو تجربه کنید.

یکی از بهترین راهکارهایی که در این مقاله جهت اولویت بندی کارها قرار است خدمتتان ارائه دهیم ، دفتر برنامه ریزی چک لیست برتر است که میتواند کمک شایانی به شما در مبحث برنامه ریزی و اولویت بندی کارها کند.

دفتر برنامه ریزی چک لیست برتر پیش از این که یک دفتر باشد، یک آموزش است! یعنی قبل از بخش مربوط به برنامه ریزی روزانه شما، یک بخش مفصل دارد که به طور خاص برنامه ریزی را به صاحبان این دفتر آموزش داده است. علاوه بر این، این دفتر شامل چندین فیلم آموزشی نیز می باشد که اصول حرفه ای برنامه ریزی و مدیریت زمان را توضیح می دهد.

بخش مربوط به برنامه ریزی خود دفتر نیز، مخصوص نوشته کارهای روزانه، شکرگزاری، نوشتن اتفاقات مثبت، یادداشت نکات مهم هر روز می باشد و همراه آن ها، پس از پایان هر هفته یک داستان و یک قانون برای هفته جدید دارد که همه این ها، این دفتر برنامه ریزی حرفه ای را از سایر دفترهای مشابه متمایز می کند.

فکر می کنم اگر واقعاً نیاز به برنامه ریزی حرفه ای دارید، این دفتر می تواند به طور کامل نیاز شما را برطرف سازد. پیشنهاد می کنم حتماً توضیحات این دفتر را در صفحه دفتر برنامه ریزی مشاهده کنید تا به خوبی متوجه ارزش و اهمیت بالای آن شوید.

تمرکز تنها بر روی یک کار

این روش به ما کمک میکند که خط سیر افکار و رویکرد کارهای روزانه ی خود را مطابق یک کار اصلی قالب بندی کنیم. ما یک کار ویژه را در نظر میگیریم و طبق آن جلو می رویم. در این متد از حواس پرتی ها و اتلاف وقت های بیجا جلوگیری میکنیم. کمی سختگیرانه است اما دستِ کم برای برخی از روزها به کارمان می آید.

در اولویت بندی کارها از تکنولوژی کمک بگیرید

با پیشرفت در تکنولوژی، ابزارهای افزایش بازده و بهره‌وری بسیاری در دسترس هستند که می‌توانند در اولویت بندی کارها و ادامه‌ی‌آن‌ها به شما کمک کنند. دانلود یک برنامه در کامپیوتر برای مدیریت زمان به شما امکان می‌دهد تا میزان کارایی خود را بررسی کنید؛ هم‌چنین، می‌توانید از یک تایمر برای کمک به تمرکزتان روی کارها و تنظیم زمان استراحت استفاده کنید. به عنوان مثال، شما می‌توانید تایمرتان را برای ۱ ساعت کار تنظیم کنید و بعد از آن به مدت ۵ دقیقه استراحت کنید.

روش MIT یا Most Important Tasks

در این روش بین یک الی سه کار را در اولویت اصلی قرار می‌دهیم و بقیه کارها را به عنوان جایزه روزانه به برنامه اضافه می کنیم و تنها در صورتی که زمان کافی داشتیم آن را انجام می‌دهیم در این روش یک روز کارآمد روزی است که همان یک الی سه هدف اصلی به انجام برسد.

قانون ۲۰ ۸۰ یا اصل پارتو

طبق قانون پارتو ۸۰ درصد از نتایج مطلوب ما تنها با انجام ۲۰ درصد از امور و کارهای ما رخ می دهند پس در نتیجه باید به دنبال یافتن ۲۰% کارهای برتر و با اولویت بیشتر باشید. پس شما باید با این کارهای روزانه تان جستجو کرده و تنها مواردی را انتخاب کنید که جزو ۲۰ درصد مهم و با اولویت بالا برای شما خواهند بود .

با این روش می توانید نتایج بهتری را از کارتون گرفته و رفته رفته با تکرار مداوم این روش ها بهترین روش اولویت بندی کارها را برای هر زمانی نسبت به سبک زندگی و برنامه های خود پیدا کنید.

نکته مهم و قابل تامل این است که مبحث برنامه‌ریزی کاملاً منحصر به فرد است و هر فرد با توجه به شرایط امکانات منابعی که در اختیار دارد باید برای خودش برنامه‌ریزی کند و برنامه ریزی هر شخص برای خودش بهترین نوع برنامه ریزی می باشد.

برای این که بتوانید از این اصل در مدیریت زمان استفاده کنید باید در ابتدا تمامی کارهایی که قصد انجامشان را دارید روی یک برگ لیست کنید و به ترتیب شماره گذاری کنید .بعد از آن ببینید که کدام یک از کارها از همه سخت تر است و اگر انجام بشوند، نتایج فوق‌العاده ارزشمندی را برای شما ایجاد خواهند کرد.

برای مثال اگر لیست کارهای شما شامل ۱۰ مورد باشد دو تا از این کارها به شدت مهم هستند و اگر انجام شوند شما به نتایج فوق العاده بی‌نظیری دست پیدا خواهید کرد. به همین منظور این دو کار را به ابتدای لیست کارهای روزانه خود اضافه کنید و سعی کنید که در ابتدا حتماً این دو کار را در روز انجام دهید و تا زمانی که تمام نشده است لطفاً کار دیگری انجام ندهید.

روش های اولویت بندی ماتریس آیزنهاور

آیزنهاور، رئیس جمهور آمریکا در سال ۱۹۵۴ بود که با توجه به کارهای زیادی که برای انجام دادن داشت و معمولاً وقت نمی کرد تمام آنها را انجام دهد، این روش را پیشنهاد داد تا بتواند کارهای خود را به خوبی برنامه ریزی کند.

او در یکی از سخنرانی‌هایش گفت کارهای ما دو دسته است کارهای مهم و کارهای فوری؛ معمولاً کار های فوری آنقدر زیاد است که به ما اجازه نمی دهد کارهای مهم مان را انجام دهیم. بنابراین هیچ پیشرفتی در کارهایمان نخواهیم داشت. به همین خاطر باید یک برنامه‌ریزی صحیح انجام دهیم تا بتوانیم کارهای مهم را به درستی تشخیص دهیم و آنها را در اولویت انجام قرار دهیم و با کمترین کار فوری مواجه شویم؛ زیرا اگر کارهای فوری خیلی زیاد شود ما دیگر وقتی برای انجام کارهای مهمی که باعث پیشرفت ما می‌شود نخواهیم داشت.

تهیه و تنظیم : گروه تحقیقاتی ثروت تفکر