چرا کسب و کارها به سیستم سازی نیاز دارند

سیستم سازی در واقع همان سیستم سازی کسب و کار بوده و شامل تمامی کارهای انجام شده برای خودکار سازی کسب و کار می باشد. در نتیجه با خودکار سازی آن اغلب کارها بدون کمترین دخالت و نظارت از سوی مدیر پیش خواهد رفت. این کار به مدیران کمک می نماید تا وابستگی کسب و کار به آن ها کمتر شده و زمانی که در محل کارشان نیستند کارها به نحو احسنت صورت گیرد.

 کارهای نیازمند به سیستم سازی

کسب و کارهایی که به سیستم سازی نیاز دارند عبارتند از:

•  کسب و کارهایی که به علت وقفه ‌های زیاد کارمندان در موقع کار خسته شده‌اند. این کسب و کارها مجبورند تا به خاطر نظارت بیشتر به عملکرد کارمندان قسمتی از تمرکز ذهنی خود را درگیر این موضوع نمایند.
•  کسب و کارهایی که به رشد بیشتر و مستمر خود فکر نموده و نمی ‌خواهند همه کارها به عهده یک نفر باشد. آن ها می ‌خواهند نیروهای متخصص پرورش دهند.
•  سازمان هایی که برای آینده برنامه ها و ایده های زیادی دارند. اما به علت نداشتن زمان کافی و مشغله زیاد نمی توانند به همه آن ها برسند.
•  سازمان هایی که برند سازی برای آن ها اهمیت ویژه ‌ای دارد. این سازمان ها می خواهند علاوه بر حفظ کسب و کار خود در بازار کنونی به نسل های دیگر هم منتقل گردند.
•  سازمان هایی که دارای چندین زیر مجموعه هستند، همانند هلدینگ ها. در این سازمان ها مدیر می‌ خواهد بدون درگیر شدن در مسائل جزئی و بی اهمیت آن را به شکل مناسبی مدیریت نماید.

کم شدن اضطراب شما!

اضطراب در محل کار معمولا نتیجه نداشتن کنترل بر کارها و فرایندها است. اگر مشتری زنگ زده و سوالی می‌پرسد که بخش پشتیبانی شما پاسخش را نمی‌داند، اضطراب شما بیشتر خواهد شد. وقتی بدانید همکاران شما درباره محصول توضیح اشتباهی می‌دهند، اضطراب می‌گیرید. و اگر مشتری شدیدا اعتراض می‌کند و از قبل فکر نکرده‌اید چگونه به او پاسخ بدهید، اضطراب می‌گیرید.

اگر بدانید همه‌چیز تحت کنترل است و همه همکاران با توجه به دستورالعمل‌هایی که به آن‌ها داده‌ شده عمل می‌کنند، اضطراب کمتری خواهید داشت. همچنین اگر از خارج محل کار به تمام اطلاعات کلیدی دسترسی داشته باشید، حس خوب کنترل بر کسب‌وکارتان باعث آرامش می‌شود.

 داشتن وقت کافی

بسیاری از مدیران در طول روز کارهایی انجام می‌دهند که اصلا کار یک مدیر نیست. اگر اغلب کارهایی که در روز انجام می‌دهید، توسط کارمندان خوب قابل انجام است، باید هرچه زودتر آن کارها را ترک کنید و به افراد مناسب واگذار کنید. دلیل واگذار نکردن معمولا بی‌توجهی به سیستم سازی است. اگر شما قبل از واگذاری کارهای مهم، دستورالعمل‌هایی درست کنید و همچنین روشی برای ارزیابی کار واگذار شده تعریف کنید، بیش‌ازحد نگران واگذاری کارها نخواهید بود.

شما اگر به‌جای انجام کارهای غیرمدیریتی، بیشتر بر بهبود سیستم کسب‌وکارتان تمرکز کنید، خیلی زود وقت زیادی خواهید داشت که می‌توانید برای استراحت، تفریح یا حتی توسعه بیشتر کارتان استفاده کنید.

یکی از مهم‌ترین کارهای یک مدیر، فکر کردن است!‌ اگر همیشه درگیر کارهای ریز و درش باشید، فرصت کافی نخواهید داشت تا در آرامش فکر کنید و راهکارهای جدید بیابید.

سیستم سازی پول را روی منابع ذخیره می کند.

سیستم ها برای شما کار می کنند. آنها جای کارکنان شما را می گیرند و پول شما را که برای حقوق و دستمزد، مالیات و مزایا باید صرف می شد، برایتان ذخیره می کنند. به عنوان مثال ابزار CRM که ایمیل ها را ارسال می کند، یک ابزار زمانبندی آنالین است که در هزینه های کارمندان فروش صرفه جویی می کند و خطای انسانی آن ها را تا حدود زیادی کاهش می دهد.

سیستم سازی نتایج متداول، سازگار و قابل تکرار ایجاد می کند.

یکی از ارزشمندترین مزایای سیستم سازی ، قابلیت اطمینان آنها است. هنگامی که سیستم های اثبات شده ای دارید، همیشه نتایج مطلوب و قابل اندازه گیری را به دست خواهید آورد. این یعنی کیفیت محصولات و خدمات شما هیچ گاه افت نمی کنند، چون به انسانها وابسته نیستند.

می توانید کسب و کارتان را توسعه دهید.

اگر همیشه مشغول سخت کارکردن باشیم، تنها جلو سرعت خودمان را گرفته ایم و ترمزی در راه پیشرفت خود هستیم. برخی از صاحبان کسب و کار آنقدر مشغول انجام فعالیتهای روزمره مثل تولید و فروش که فراموش می کنند قدمی در راه بهبود و توسعه کارشان بردارند. سیستم ها پایه ای برای بهبود و توسعه هستند، چون تا حد زیادی فعالیت های روزمره شما را انجام می دهند و زمان شما را آزاد می کنند.

کنار گذاشتن ریز مدیریت

اگر مطابق اصول سیستم سازی، فرایندها را به‌درستی طراحی نکرده باشید، مجبور هستید در تمام جزئیات کارهای همکاران دخالت کنید تا مطمئن شوید کارها درست و با دقت کافی انجام می‌شود. اگر هر چند دقیقه یک‌بار کار کارکنان را بررسی می‌کنید، هیچ‌گاه نمی‌توانید کارهای بزرگ انجام بدهید؛ چون درگیر ریز مدیریت هستید و فرصت نخواهید داشت به پروژه‌های بزرگ بپردازید.

تهیه و تنظیم : گروه تحقیقاتی ثروت تفکر